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采购与付款制度篇一
;采购、付款及发票管理制度(工业实用)
药业有限公司财务制度之采购货物、接受劳务业务付款及发票取得管理制度
采购货物（工程劳务）合同、付款及
发票管理制度
**财字2009第[005]号
目的：为规范公司各类采购货物（工程劳务）合同、付款及采购（或劳务）发票的管理，结合公司实际情况，制定本制度。
适用范围：**公司
2009-01-01
药业有限公司财务制度之采购货物、接受劳务业务付款及发票取得管理制度
分管副总批准后实施采购
2、工程劳务业务合同：公司所有工程建设及设备安装、保暖、维修等接受劳务业务，应提前签订工程劳务合同及工程预算表。合同额在2万元以下的由分管副总批准，超过2万元的工作劳务合同由总经理批准。
（二）、合同 2009-01-01
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董事长批准后报至财务部备案）。
（3）、财务部不受理涂改及未经公司董事长（总经理）或有权签字副总签批的合同。
第二条、付款管理规定
采购（往来）付款业务流程图：业务经手人持用款申请（含附件）→1、财务部往来会计核实
→2、申请人分管领导签字→3、财务负责人签字→4、董事长（总经理）签批→5、财务出纳员付款
所有因采购货物、接受劳务的付款业务均需凭经核准的“用款申请”付款。“用款申请”由业务经办人出具，经财务部往来会计、部门负责人及分管领导审核，报财务及总经理审批后，按财务管理制度规定手续办理付款事宜。各采购业务经办人员应对所提交的用款申请中列示的收款人信息及帐号的真实性、准确性负责，如因提供收款人信息不真实造成财务误付款，给公司带来经济损失的，由采购业务责任人承担责任；因用款申请中收款人帐号信息错误造成退汇、退票的，该笔业务金融机构手续费由业务责任人个人承担，由此造成的误工误产及一切后果由业务责任人承担。所有付款业务的用款申请单，除第一次付款的新增供应商外，均需由业务经办人到财务部往来会计处查询并填写与收款单位帐面往来余额情况后方可继续下一流程环节。业务经办人在申请正常业务付款时需持“用款申请”依上述签批流程图顺序依次履行签字手续，如因董事长出差不能及时签批的，经财务负责人签批后付款；如属特殊业务付款，则由业务部门负责人、董事长签批，最后交财务负责人审核后付款。出纳员在接到业务经办人交来的经财务负责人或董事长总经理批准付款的用款申请时，按实际批复的付款金额及付款方式付款，如果批复付款栏及批复付款方式栏为空的，按申请付款金额及付款方式办理付款手续。
1、预付款业务：无特殊情况，除采购生产急需材料业务外，其他预付款业
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务在未结算总货款或工程款前，不得预付全部价款。
预付款业务流程图：业务经手人持用款申请（含合同采购计划单等附件）→财务部往来会计
核填帐面往来余额→分管领导签字→财务负责人签字→董事长（总经理签字）→财
务出纳员付款
（1）、预付款业务付款手续：业务经办人员出具经分管经理、财务经理及总经理、董事长批准的用款申请附合同书、采购计划单，到财务办理支付款项手续。
（2）、对于预付货款的经济业务, 各物资采购及工程劳务部门必须慎重把关,确保与供应商业务关系良好，合同正常执行。对于财务帐面“应付账款”中连续半年出现未发生变化负数金额的业务单位, 由各物资采购部门业务经办人负责将款项追回, 以避免公司利益受到损失（预付工程款不在此 2009-01-01
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并按规定出具用款申请，交财务部办理付款手续：材料会计核填帐面应付该供应商款项金额、申请部门负责人签字、财务负责人审签、董事长核准后付款。
（3）支付帐面应付款：对于支付帐面应付款的业务，由业务经办人开具用款申请单，填明申请支付金额，到财务部往来会计处核填帐面应付金额，经财务负责人审核，总经理董事长签字批准后方可交出纳员办理付款手续。
第三条、付款方式及收据的取得要求：
付款方式主要有现金、银行电汇、转帐支票、银行承兑汇票等，为了规范开支的管理，防止产生不必要的损失和纠纷，款项的支付主要以银行付款或银行承兑汇票付款为主，原则上超过1万元的业务或经常性的供应商款项均以银行电汇、转帐支票或承兑汇票支付，无特殊情况的均不能支付现金。对于付出的款项原则上均应取得收款方的收款收据，具体付款方式及相关要求如下：
1、现金付款：对于确需以现金支付的业务，在业务经办人员交来的经相关人员审核及总经理批准的用款申请后，视其具体情况分别处理：
（1）、收款人派人上门收款的，公司业务经办人员（指采购员）对来人身份进行确认，财务部出纳员验证来人持有的对方业务单位开具并加盖行政公章的介绍信或对方业务单位传真加盖行政公章或财务公章的委托收款证明（传真件证明中需注明来人姓名、身份证号、委托事项，并注明“本传真件与原件 2009-01-01
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经办人提供的收款人卡号）的业务，在汇款前由公司业务经办人负责提供收款人出具的收款帐号、户名并加盖盖有财务章（或公章）及收款方经办人签字盖章的“收款信息确认函”传真件（格式见后附件2），确认函要求注明“本传真件与原件 2009-01-01
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示的收款人信息办理电汇付款业务。银行电汇付款可暂不要对方出具收据，但对同一供应商，既有现金付款、又有银行付款业务的，原则上，只要对方收款,就要出具收款据。
退汇重办业务：是指银行已办理电汇付款手续，因收款人信息填写有误或
其它原因，造成正常电汇付款业务退汇，需要重新办理付款的。退汇重办业务按以下几种情况处理：
（1）、收款单位提供收款信息有误的，由业务经办人负责重新出具用款申请办理付款；
（2）、公司采购（或劳务）业务经办人工作失误造成退汇的，由责任人在退汇单上签名确认，并由经办人提供准确信息，重新办理汇款，同时该退汇业务的原付款手续费由责任人承担。
（3）、出纳员个人工作失误退汇的，由出纳员据退汇单重新填制电汇单办理汇款，同时，原汇款手续费由出纳员个人承担。
（4）、因银行间业务划转不成功或其它非公司可控原因造成正常电汇付款退汇的，由出纳员在第一时间 2009-01-01
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来人身份确认无误后，再办理付款手续【来人身份确认程序同本制度第三条，1，
（1）】，在来人对所收承兑汇票验查无误后，开具收条（可由收款人在收条上注明“收据原件到后此收条自动转作附件”，并在收条上填写ems特快专递单号，注明“以收款方实际收到此特快件为开具收据之依据”），签字盖手印，财务部经办人当收款人面将汇票装袋以ems特快邮寄给收款单位。
（3）、如收款人不能上门收款，需以邮寄方式付款的（此方法存在很大风险，无特殊情况，财务一律不受理该付款方式），由采购业务经办人负责办理邮寄承兑汇票的财务登记手续，即在承兑汇票备查簿上对所支付承兑票号及金额签名确认，出纳员将需邮寄承兑汇票，当付款申请人面封好快递袋，并将ems号填写在用款申请单申请人下方，再由付款申请人按收款单位传真的加盖财务公章的详细收件地址证明(证明 2009-01-01
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原始凭证原则上一律不得更改、涂抹，错开的原始凭证要重新开具。对于原始凭证 2009-01-01
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第四条、财务部集中办理付款业务时间及付款时限规定：
财务部受理现金、承兑汇票付款业务时间：每日上午7：30至11：00,下午自上班起至15：00；银行付款业务受理时间：每日上午8：30前受理需当日付款的“用款申请”，上午8：30至15：00前受理次日付款的“用款申请”。由于工厂地理位臵的特殊性，车辆紧张，财务部每日上午派专人到银行办理付款业务，下午不办。具体的付款时限及责任划分如下：
（1）、对于经核准可支付并已传递到财务部出纳员处的“用款申请”及其它各类报销及付款单据，如无问题的，出纳员应按本制度规定的付款手续按受理用款申请时间的先后办理付款：对于“用款申请”在当日规定时限 2009-01-01
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刁难报销人、收款人的，发现一次处罚责任出纳员50元，给公司造成损失的还要按规定承担相应以济损失。
（5）、如因业务经办人提交用款申请及相关证明材料不及时、不正确而造成财务错误付款、延期付款误工误产的，由业务经办人负责。
（6）、正常情况下，如已批准付款的“用款申请”，以实际签字核准日期计算，超过7日未交到财务部的，视同无效申请，财务部不再受理该“用款申请”，再次付款需重新提交“用款申请”，且原已签批的“用款申请”要交至财务部由出纳员加盖“作废”印章，作新办用款申请的附件。
（7）、对于已核准支付的“用款申请”，相关提交申请业务经办人要负责与收款人及时沟通其收款情况，对出现异常情况要及时与财务部沟通处理，确保公司各项经济业务正常进行。
（8）、所有传递到财务部的“用款申请”，均应进行单据传递记录登记。详细记录传递时间及所传单据信息，以明确责任，该传递记录不允许涂改。
第五条、各种情况下采购（或劳务）业务发票的规定：
（一）、采购（或劳务）发票标准要求及处理：
1、所有材料物资（含固定资产）采购业务原则上均应由供应商出具增值税专用发票（增值税专用发票进项税有效认证期为自发票开具之日起90天 2009-01-01
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否则，财务不接受该业务的结算发票。特殊情况经财务确认总经理批准的除外。
3、对于特殊情况下发票与实际业务 2009-01-01
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（3）、如果所采购货物由物流公司托运的，还要有托运单，但托运单不
能代替供货单位的发货单。
（二）、发票的取得时限管理规定：
1、所有采购结算发票（含运费结算发票）应由该笔业务经办人员签字确认后，报送财务部。各类采购业务发票应由相关业务经办人负责向供应商催收，并自所采购物资验收合格入库之日起30日 2009-01-01
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事采购业务经办人工资，直至取得发票止。
5、业务经办人对收到的供应商发票（不得预开票），要在收到发票的当日将发票及相应业务附件单据报送至财务部，并在财务部做单据传递记录登记，对收到的不合要求，财务不能接收的发票，由业务经办人填写快递单，财务部负责将发票寄回供应商（需作备查记录），并由业务经办人与供应商协调及时补票，时限为30天。凡因发票不合格，财务不接收而退票的，每笔业务处罚采购（或劳务）业务经办人10元。如因业务经办人个人原因造成已收到的供应商发票过认证期或丢失的，每笔业务发票金额在50000元以下的，对业务经办人处以100元罚款，金额在50000元以上的处以200元罚款，并由业务经办人负责在退票日或发现日起30日 2009-01-01
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由往来会计负责核对并作核对情况备查记录。凡业务经办人未设立业务备查帐或帐目不清的，每次处罚20元，并在10日 2009-01-01
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务，如彼此熟知情况并对来人确认的，可不需证明信，按正常付款手续办理。反之则需按财务要求出具相应的证明材料方可办理付款手续。
（5、各相关采购业务经办人，应按月份（以每月20日价格为准）对自己分管的采购物资进行归类按不同供应商分别列示供应价格，出具物资采购报价明细单，于每月25日前报财务部材料会计处。
（6）、设立采购备查帐：相关业务经办人应自采购（或劳务）合同生效之日起开始分供应商进行业务备查帐记录（注明供应商名称、电话、联系人），按业务发生时间先后顺序、详细记录每一笔经济业务的采购计划单号、合同号、品名、规格、含量、合同数量、合同金额，到货时间、规格、含量、来料数量、入库数量、金额，付款时间、付款方式、付款金额、欠款金额及开票情况等，属工程劳务业务的，经办人要登记工程劳务名称、合同金额、付款金额及开具发票情况，以便与财务核对帐目之用。在供应商开票时,要求业务经手人与供应商核对无误（金额、数量、品名）才能开票，以免取得的发票与实际业务 2009-01-01
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购计划、合同、价格、质量、数量及采购（工程劳务）业务完成时限、财务结算等全过程进行跟踪监督与审计。采购人员要自觉接受财务和审计部门对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为，审计部门将有权对有关人员提出降级、处罚、开除的处理建议，直至追究法律责任。
（11）、对经董事长批准的特殊业务，在规避公司风险的前提下，按董事长
批复处理。
第八条、本制度经董事长签字批准之日起执行
第九条、本制度由财务部负责解释及修订
2008年1月第一版，2009年1月第二次修订
（ 附件：附件 1、“用款申请单”使用方法，附件2、 收款信息确认函。）
********药业有限公司
财务部
2009-01-01
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附件1、“用款申请单”使用方法：
1、公司对外支付各种业务款项时使用本单。本单由公司相关部门业务经办人在提出款项支付申请时开具。
2、本单的开具：
（1）、本单 “收款单位”的相关信息及申请付款金额、付款依据由公司相关业务用款申请人填写，
（2）、本单中“帐面应付款”相关信息由财务部往来会计填写。对本单涉及到的业务收款单位，在业务经办人申请支付该单位款项时，均应将用款申请交往来会计核实与该单位业务往来的余额情况，并签名确认，如是新业务单位的要在帐面应付款中注明“无”。
（3）、经办人在本单“申请付款依据”栏填写时，按所附申请依据所属类型，在相对应的编号前方格 2009-01-01
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收款信息确认函
*********药业有限公司：
请将款额 元，大写： 汇入我公司下列帐户：
户 名：
开户行：
帐 号：
贵公司将款项汇入上述帐户后，我公司将及时为贵公司出具收款收据。本传真件与原件 公司（公章） 年 月 日
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采购及付款业务流程图：
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;泰富重工制造有限公司
编
制
姚 凤
z/tfzg203001-2013
审
核
王宏宇
采购付款与报账管理制度
批
准
熊 波
页 码
共4页
生效日期
2013年11月4日
目的规范材料采购流程，加强与供应商合作，维护公司信誉，保证生产经营正常开展。
2 适用范围
适用于泰富重工制造有限公司所有的材料采购（含外协）业务。
3 职责
3.1 物流管理部的职责
3.1.1 负责采购合同的签订、发票的催收、付款申请单的填报及相关单据的传递。
3.1.2 对业务、发票的真实性、付款的必要性负责。
3.2 重工财务管理部的职责
3.2.1 审核采购合同与发票的一致性。
3.2.2 审核请款资金与资金计划的一致性。
3.2.3 审核请款资金与合同付款条件的一致性。
3.2.4 及时反馈请款付款信息。
3.3 集团结算中心的职责
3.3.1及时反馈请款付款信息。
3.3.2 复核请款资金的合理性。
4 内容与要求
4.1 采购报账流程
步骤
工作事项
责任岗位
事项说明
应用表单
1
接收发票
物流工程师
物流管理部应按合同的付款条款，跟进乙方增值税发票开具进度，及时要求传递至我司。
2
整理报账单据
物流工程师
1．物流工程师在收到供应商发票7天内匹配相关单据交重工财务部记账；
2.物流工程师应将合同原件在审批完成后的7天内交重工财务部存档；
3.分次付款合同报账要求：
3.1首笔款请款单据：经物流管理部部长、主任、经办人签字确认的付款申请书；合同审批表；合同原件。
3.2第二/三/.../n笔款请款单据：经物流管理部部长、主任、经办人签字确认的付款申请书；按合同付款条件规定付进度款。
3.3合同的付款条件中出现“预验收”环节，需由品质部在付款申请书上签字确认该道工序合格完成；
3.4合同的付款条件中出现“验收合格”环节，需提供合格品的检验合格入库单；
3.5物流部工程师需在请款前一日将请款单据收集、整理、匹配一致，方可递交重工财务部进行请款。财务部需对其完整性、正确性、一致性进行复核。
4.紧急付款要求:
4.1当天审批完成的合同，需当天紧急付款，可将付款申请书经物流部主任、物流部部长、重工副总经理、重工总经理签字审批后，递交财务部进行紧急请款；
4.2物流部部长、重工副总经理、重工总经理皆需在付款申请书上注明“紧急特批”字样。
4.3财务管理部会计根据重工总经理批示的“紧急特批”，对该请款单加急处理。
5.采购件质量索赔报账：
采购件或外协件，因质量不合格导致的让步接收，由品质部出具不合格检验单、让步接收单、经供应商同意的扣款函，对其采购合同金额进行相应的抵减。
6.对于已验收入库的材料，原则上应在材料入库当月完成报账；最长不超过1个月。
3
审核报账单据
报账会计
物流管理部收到发票，应7日内递交重工财务部，重工财务部对其发票进行审核、入账。
原则：无合同的不接收发票；发票为增值税发票。
1）财务报账会计对物流工程师所提供的报账单据的完整性、合法性及真实性进行复核；检查发票形式是否为合同约定形式，对品名、数量、单位、单价、金额、规格型号等进行逐一核对，对达到报账要求的单据方可允许报账。
2）对于不合规报账单据，财务报账会计应在24小时内反馈物流工程师。
4
处理
报账会计
财务报账会计对审核无误的报账单据进行账务处理。对手工入库材料，报账会计将相关单据审核后，需先将入库单、发票与合同三者匹配，确认货物实物入库后，方可报账，严格规避虚拟入库报账情况的发生。
5
税票移交
报账会计
财务报账会计原则上应于每月28日前将当月进项税票抵扣联交税务会计办理认证并做好交接手续。
4.2 采购付款流程
步骤
工作事项
责任岗位
事项说明
应用表单
1
提交月度资金计划
物流工程师
物流管理部的采购付款应根据应付账款余额、合同执行情况、上月资金计划表执行情况及生产需求情况，编制下月请款计划，提交时间按总部财务部下发的资金计划表上报时间执行。各物流工程师对资金计划表中请款明细进行确认，物流管理部部长负责计划的初步审核。
资金计划表
2
审批资金计划
重工总经理/副总经理/财务会计
1.物料管理部资金计划员将经部门负责人审核同意后的资金计划发至重工财务部汇总，报副总经理及总经理审批。
2.重工财务部将重工总经理审批后的月底资金计划交递总部结算中心复审。物流工程师在总部复审批准的额度内进行请款。
3. 物流管理部严格按合同进度上报资金计划，对于存在纠纷、退货、质量问题等例外事项的款项，必须完成调节方可进行支付。
3
填写付款申请单
物料工程师
重工物流工程师根据生产进度及审批后的资金计划填写付款申请书。
付款申请书
4
审核付款申请单
物流管理部部长/资金会计
1、付款申请书依次经物流管理部主任、物流管理部部长审核，物料管理部部长对业务的真实性、付款的必要性把关、负责。
2、重工财务会计根据月度资金计划审核付款申请单，审核要点包括：申请符合付款条件，有相应的月度资金计划，有相关授权领导签字确认，首笔预付款是否有完整的合同审批表，合同原件是否有乙方骑缝章、公章等。
5
审批付款申请
重工总经理
重工财务部将审核通过的付款申请单报重工副总经理、总经理审批后，递总部申请付款。
6
付款
总部资金会计
财务总部根据重工递交的付款申请单及其支撑单据，进行复核。复核无误后，报总部财务总监审批付款。
7
付款账务处理
重工财务部
1.付款完成后，总部财务部将已完成该动作的相关单据于一周内传递回重工财务部。重工财务部会计根据已付款的付款申请书进行账务处理。
2.付款结果反馈：总部财务部每周一下午传递上周银行付款信息（电子档）至重工财务部。重工财务部会计根据信息，编制请款付款情况表传递至物流管理部，供其查询付款结果。
4.3 商务风险管控要求
物流部应增强商务风险控制意识，防范包括但不限于以下商务风险：
4.3.1 到货未入库：物料到货验收合格后应及时（1天内）办理入库手续，对于未入库物料及时查明原因。
4.3.2 超期收货未报账：收货后应在1个月内办理报账手续，对于超期收货未报账逐项分析原因，明确责任人，并按制度予以考核；
4.3.3 风险预付账款：账面所有预付账款商务部应逐笔分析原因，财务管理部应及时督促收货、报账，对于长期挂账应及时查明原因，明确责任人，对于3个月以上风险预付账款并进行通报考核。
4.3.4 发票管理：发票应办理严格的交接手续，并及时办理抵扣，对于在对账中发现的发票丢失、过期等情况严格按照责任落实赔偿和处罚。
5 激励措施
5.1 虚报账：物流部物流工程师必须认真核对各种票据，不得虚报、伪报、恶意重报，凡是虚报、伪报、恶意重报的，按其报账金额的30%且最少不低于1000元的处罚，情节严重者予以辞退并移交司法机关处理。
5.2 资金付款审核不严：各审核人应严格审核付款单据，审核不严给公司造成的损失由相关责任人承担。
5.3 收货报账时间：材料验收入（退）库后及时（1个月内）到财务部报账的，对于逾期收货未报账物流管理部应逐项分析原因并上报财务管理部，财务管理部要跟进处理进度。
5.4 预付账款：物流管理部对3个月以上的风险预付款需逐项分析原因，由于商务原因（如付款未及时交货、未及时整理单据报账等）引起的按50元/家处罚物流工程师，由于财务原因（如未及时入账等）引起的按50元/家处罚财务报账会计。
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5、对长期主要供应商进行资信调查，实行定期登记评估并进行调整;
完成总经理交办的其他任务。
采购与付款制度篇四
;采购付款管理制度
第一部分 总 则
第一条 为了引导企业加强对采购付款业务的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，结合公司的实际情况并根据国家有关法律法规，制定本规范。
第二条 本规范所称采购付款，主要是指企业外购商品并支付价款的行为。企业外购劳务并支付价款的控制，可以参照本规范的规定执行。
第二部分 采购审核与批准
第三条 采购计划范围内金额在×万元以内的采购项目合同，由财务部审核后交采购部签订购货合同即可。
采购计划范围内金额在×万元—××万元的采购项目合同，须交财务部审核、财务总监审批后交采购部签订购货合同。
采购计划范围内金额在××万元以上的采购项目合同，经财务总监审核、总经理审批后交采购部签订合同。
第三部分 付款结算控制
第四条 付款审核
财务部门应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和企业内控规定中的货币资金相关管理规定办理采购付款业务，并按照国家统一的会计制度的规定进行核算和报告。
第五条 应付账款在×万元以内的，由财务总监审批；应付账款在××-—-××万元的，由总经理审批。
预付款与定金在×万元以内的，财务部负责人审批即可，应付账款在××-—-××万元的，报财务总监审批，在××万元以上的，由总裁审批。
审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证，交出纳办理货款支付，并通知采购员联系供应商。
第六条 财会部门在办理付款业务时，应当对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。
⒈真实性审核
应付账款会计应确定原始凭证是否虚假，是否存在伪造或者涂改等情况。审核实原始凭证所反映的经济业务是否发生过，是否反映了经济业务事项的本质等。
⒉完整性审核。
根据原始凭证所反映的基本内容的要求，审核原始凭证的内容是否完整，手续是否齐备，应填写的项目是否齐全，填写方式、填写形式是否正确，有关签章是否具备等。
⒊合法性审核。
审核原始凭证所反映的经济业务事项是否符合国家有关法律、法规、政策和国家统一会计制度的规定等。
⒋合规性审核
审核原始凭证是否符合有关规定，如是否符合预算，是否符合有关合同，是否符合有关审批权限和手续，以及是否符合单位的有关规章制度，有无违章乱纪、弄虚作假现象等。
⒌除对上述⒈⒉⒊⒋条审核外，还应对原始凭证的正确性进行审核，即审核原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确，数量、单价、金额的计算有无错误，大小写金额是否相符；审核物资采购是否按照经批准的物资采购计划，合同或协议进行；审核入库物资收料凭证，检查是否有采购员、交料人、验收人、收料人的签章，内容填制是否完整，并与采购计划、合同或协议及原始凭证相核对；审核付款是否符合审批权限
会计人员对不符合规定的物资采购业务、不得办理采购结算，并报告财会总监。财会总监对严重违反规定采购物资计划的
应当及时向总经理汇报
第七条 付款控制
在付款时，应得到采购部经理、验收储存、财务部门等部门负责人的相应确认或批准。
⒉一切购货业务应编制购货订单，购货订单应通过有关部门（如采购部、生产部、销售部、总经理等）签单批准。订单副本应及时提交财务部门。
⒊ 收到货物并验收后，验收员应编制验收报告，验收报告必须按顺序编号，验收报告副本应及时送交采购部和财务部。
⒋ 收到供应商发票后，采购员将供应商发票与购货订单及验收报告进行比较，确认货物种类、数量、价格、折扣条件、付款金额及方式等是否相符，核对无误后交财务部。
⒌ 财务部将收到购货发票、验收证明、结算凭证与购货订单、购货合同等进行复核，检查其真实性、合法性、合规性和正确性。
⒍ 采购付款实行付款凭单制。有关现金支付须经采购部门填制应付凭单，并经财务经理审核，财务总监和总经理按权限审批。
⒎ 已确认的负债应及时支付，以便按规定获得现金折扣，加强与供应商的良好关系，并维持企业信用。
⒏ 财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并且互相核对，出现差异时应编制调节表进行调节。
⒐ 财务部按月从供应商处取得对账单，将其与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对，并查明发生差异的原因。
第四部分 账务处理
第八条 财务部在采购单据齐全的情况下，按照《会计核算规定》及时、准确地编制记账凭证。
将请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票以及其他各种财务所需要的单据等支持性凭证附在记账凭证的后面，如凭证资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。
每月应根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账中。
第九条 对账
财务部门应于每月末与供应商进行货款结算的核对。
取得供应商对账单，审核其余额与企业“应付账款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，企业与供应商的月末余额应保持一致。
第五部分 付账控制中的现金使用
第十条 现金使用范围。
1．向个人收购农副产品和其他物资的价款。
2．结算起点以下的零星采购支出价款。
第十一条 现金使用方法。
1．采购付款中零星的采购需要支付现金的，采购员向财务部提出申请。
2．财务部根据企业现金使用规定从库存现金限额中支付或者从开户银行提取后支付。
3．财务人员不得坐支现金，需要坐支现金的需报经开户银行批准。
4．因采购地点不确定、交通不便等特殊情况，办理转账结算不便，必须使用现金支付时，应向开户银行提出书面申请，由企业财务部门负责人签字盖章，开户银行审批后，予以支付现金。
第六部分 预付账款的管理
第十二条 原则上不允许采用预付账款的方式采购物资，但对于一些紧俏商品以及公司急需的材料必须采用预付账款的形式采购的，需要由具有审批权限的主管领导审批。
财务人员对预付款项要严格把关。并及时能做账、入账，将预付款项控制在安全合理的范围内。
第十三条 公司应当建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。
企业应当加强对大额预付账款的监控，定期对其进行追踪核查。对预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等进行综合判断；对有疑问的预付账款及时采取措施，尽量降低预付账款资金风险和形成损失的可能性。
财务部对采购计划的预付款项，除总经理特批外，控制在×%以内。
第十四条公司应当加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。
第七部分 应付账款管理制度
第十五条 应付账款是企业因购买原材料、商品、物资或接受劳务等而应付给供应商的款项。
第十六条 应付账款的管理和记录必须由独立于请购、采购、验收付款职能以外的财务部会计专门负责。
第十七条 付款日期、折扣条件等项规定管理应付账款，以保证采购付款内部控制的有效实施。
第十八条 应付账款的确认和计量应真实和可靠
应付账款的确认和计量必须根据审核无误的各种必要的原始凭证。这些凭证主要是供应商开具的发票、质量管理部门的验收证明、银行转来的结算凭证等。
应付账款会计须审核这些原始凭证的真实性、合法性、完整性、合规性及正确性。
第十九条 应付账款必须及时登记到应付账款账簿
应付账款会计应当根据审核无误的原始凭证及时登记应付账款明细账。
应付账款明细账应该分别按照供应商进行明细核算，在此基础上还可以进一步按购货合同进行明细核算。
第二十条 及时冲抵预付账款
财务部收到供应商开具的发票以后，应该及时冲抵预付账款。
第二十一条 确认、计量和记录折扣
财务部将可享受的折扣按规定条件加以确认、计量和记录，以确定实际支付的款项。
第二十二条 应付账款的授权支付
财务部接到已到期的应付账款应及时支付，经财务部经理、
财务总监审核、总经理按权限审批后才能办理结算与支付。
第二十三条 应付账款的结转
财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并相互核对，出现差异时，应编制调节表进行调节。
第二十四条 应付账款的检查
财物部按月从供应方取得对账单、与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对，若有差异应查明差异产生的原因。
如果追查结果表明有会计记录错误，则应及时与债权人取得联系，以便调整差异。
第二十五条 财务部相关负责人应定期从供应商处取得对账单，并进行核对、调节工作。
第二十六条 同应付账款相关的应付票据的签发必须经财务部审核，由财务总监和总经理按权限批准。
第二十七条 财务部设置应付票据账簿，并认真做好应付票据的核算工作，票据的登记人员不得兼管票据的签发。
第二十八条 财务部门应付账款会计管理空白、作废的、已付讫退回的商业汇票。
第二十九条 财务部应该定期核对应付票据，并复核票据的利息核算。
第三十条 应付票据要定期与订货单、验收单、发票进行核对。
第三十一条 应付票据要按照号码顺序及时进行保存。
第八部分 采购预算的管理
第三十二条 为了避免盲目采购，从总体上统筹使用资金，提高资金的使用效率，确保公司资金合理的使用，需要编制采购预算
第三十三条 采购预算管理的含义
采购预算是采购部门为配合企业年度销售预测或生产数量，对所需求的原料、物料、零件、劳务等的数量及成本编制的用货币形式进行具体、系统反映的数量计划，以利于企业整体目标的实现及其资源的合理配置。
预算管理就是指企业内部通过编制预算、执行预算、预算差异分析和预算考核来管理企业的经济活动，反映企业管理的成绩，保证管理政策的落实和目标的实现，促使企业不断提高效率和效益。
采购预算管理是企业预算管理的一个分支，应与预算系统的其他系统相互协调。
第三十四条 编制采购预算
编制采购预算是指根据企业经营目标确定采购预算项目，建立预算标准，采用一定的编制方法和程序，将企业在未来一定时期内应达到的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来。
根据企业年度销售计划，由相关使用部门（生产部门、管理部门等）填写本部门的采购预算申请单，上交采购部，由采购部门汇总、整理各部门采购预算后，编制采购总预算，交财务部编制总的预算，上交总经理审批。
第三十五条 执行采购预算
1．将审批的各项采购预算指标及时地下达给相关责任部门及人员。
2对预算执行过程进行监控。
第三十六条 分析和调整采购预算差异
1．在预算执行过程中，采购部要根据业务统计和财务部门核算的实际数据，即预算的实际执行结果与预算数进行比较，编制预决算分析报告。
2．如果有差异，要分析差异产生的原因和责任归属，制定控制差异或调整预算的具体措施。
第三十七条 采购预算资金控制
1．在采购预算资金控制中，必须对采购预算资金实行限额审批制度，严格控制无预算的资金支出。
⒉对于预算内的采购项目，请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续。
⒊对于超预算和预算外采购项目，财务部对需求部门提出的申请进行审核，最终由财务总监及总经理审批后才能给予办理。
第九部分 采购中的退货管理
第三十八条企业应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定，及时收回退货货款。
第三十九条 退货款项回收。
1．采购员在货物退回后编制借项凭单，其内容包括退货的数量、价格、日期、供应商名称以及贷款金额等。
2．采购部经理审批借项凭单后，交财务部相关人员审核，由财务总监或总经理按权限审批。
3．财务部应根据借项凭单调整应付账款或办理退货货款的回收手续。
第四十条 采购中的折扣事宜。
1．采购员因对购货质量不满意而向供应商提出的折扣，需要同供应商谈判来最终确定。
2．折扣金额必须由财务部审核，财务总监审核后交总经理批准。
3．折扣金额审批后，采购部应编制借项凭单。
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