最新办公用品定额管理办法规定 办公用品定制清单(5篇)

办公用品定额管理办法规定 办公用品定制清单篇一

第一章总则

第一条为规范办公、生活用品及设备的使用行为,提高办公效率,控制办公成本,特制定本办法。

第二条总经理办公室是办公、生活用品及设备的主管部门，统一管理办公、生活用品及设备的购买、调拨和处臵。

第三条办公、生活用品及设备分以下三类：

1、固定资产：单价在2000元(含)以上或使用期限超过一年且能保留原有实物形态（例如：电脑、打印机、复印机、扫描仪、照相机、办公家具等）。

2、低值易耗品：单价在50-2000元（例如饮水机、电风扇、铁床等）。

3、消耗品：单价在50元以下或一次性消耗品。（例如：打印纸、墨盒、小五金等其他日杂品）。

第二章采购和保管

第四条本部各职能部门需购买的办公、生活用品及设备每周一之前向总经理办公室报送《办公、生活用品及设备周需求计划表》（见附件1），由总经理办公室行政干事汇总，经报分管领导审核，总经理审批后按规定程序采购。单价在500元以上的办公用品需使用部门单独提交申购报告，交总 88

经理审批后，由总经理办公室统一购买。

项目部可自行决定购买单价50元以下或一次性消耗的办公、生活用品及设备；单价在50元（含）以上的办公、生活用品及设备由项目部每周一之前向总经理办公室报送《办公、生活用品及设备周需求计划表》，由总经理办公室行政干事汇总，报分管领导审核，总经理审批。项目部可凭批准后的计划表自行购买或委托总经理办公室购买。

第五条各职能部门及项目部对所配臵或领用的办公、生活用品及设备负有使用和保管上的主要责任，使用人员为责任人。防止办公、生活用品及设备被盗，被挪用以及被损坏。应合理使用办公、生活用品及设备。对复印、打印文件，资料等用纸，除特殊规定用一面外，一律使用双面，杜绝浪费现象。

第三章登记入账

第六条本部购臵的所有办公、生活用品及设备都要在总经理办公室登记入账，并由总经理办公室建立实物台帐。

项目部购臵的固定资产必须在总经理办公室登记入账，由总经理办公室建立固定资产实物台账，项目部属于调拨使用。

项目部购臵的低值易耗品由项目部仓库保管员办理登记入账手续，在总经理办公室登记，并建立非生产用低值易耗品实物台账。

项目部要单独设立办公、生活用品及设备账本，购买单价在50元（含）以上的办公、生活用品及设备由项目部仓库保管员办理入账手续，编制《办公、生活用品及设备月报表》（见附件2），每月20日前报总经理办公室。

第四章资料管理

第七条本部购臵的固定资产的使用说明书、保修卡等资料一律交机要室存档。

经公司批准，项目部自行购买的固定资产要在保修卡或使用说明书上注明购买厂家地址和联系电话，使用说明书、保修卡等资料由项目部仓库保管员连同物品办理入库手续。物品在使用过程中资料由仓库保管员保管；项目完工后需退回公司的物品要连同资料一起退回。

第五章调拨使用

第八条所有办公、生活用品及设备的调拨均由总经理办公室开具《办公、生活用品及设备调拨单》（附件3），调拨单一式三份，一份总经理办公室留底，一份给调出单位，一份连同物资发送到调入单位，调入单位根据调拨单核对调入物资，开具入库单并登记入账。

各项目部和总库保管员在当月的《办公、生活用品及设备月报表》中要注明物资异动情况，总经理办公室进行核实，查看调出调入是否一致，对不一致的情况要及时通知责任部门进行修改，确保调拨有序，物资存放地点明确。

第六章报废处理

第九条本部办公、生活用品及设备报废由总经理办公室提出报告（处臵方案），会同财务审计部对其残值评估报公司领导审批后办理报废手续。

项目部在使用过程中或项目退场时办公、生活用品及设备报废由项目部提出《项目退场办公用品处理申请表》（见附件4），由总经理办公室会同财务审计部及项目部对其残值进行评估,报公司审批后办理报废手续。

第十条项目完工后，办公、生活用品及设备的使用单位和个人应及时提交台账，并列明完好状态，同时提出处理方案，总经理办公室核实情况，经公司领导批准后，再通知项目部进行处理，处理完毕后，仓库保管员应提交《项目退场办公用品处理明细》（见附件5），会同账本交回公司总经理办公室管理。

第十一条未按公司规定的程序，其他单位和个人在任何时候（包括工程竣工、项目部撤销或转移期间）均不得擅自调拨、处臵办公、生活设备。擅自调拨、处臵，造成账实不符或物品损坏、遗失，由项目部责任人负责赔偿全部损失费用，并对责任人罚款50—500元/次。

第七章费用计算

第十二条新购的办公、生活用品及设备均由财务部计算成本分摊到各项目部。

周转的办公、生活用品及设备实行有偿租赁使用，租赁费根据市场行情酌情收取，由总经理办公室统一调配。

第十三条租赁费计取的时间为：从物资运出本部当日起，至送回本部当日止，按日历天数计算。使用时间未超过15天的，按半个月计算租赁费用；使用时间超过15天，但未满30天的，按一个月计算租赁费用，以此类推。

第八章附则

第十四条本办法所述办公、生活用品及设备为非生 产用。

第十五条本办法由总经理办公室负责解释。

第十六条本办法自颁布之日起实施。此前相关文件规定与本办法不一致的，以本办法为准。

附件：

1、《办公、生活用品及设备周需求计划表》

2、《办公、生活用品及设备月报表》

3、《办公、生活用品及设备调拨单》

4、《项目退场办公用品处理申请表》

5、《项目退场办公用品处理明细》

办公用品定额管理办法规定 办公用品定制清单篇二

办公用品管理办法

第一条 为了进一步加强公司办公用品管理，节约办公经费、强化相关人员的责任意识，根据公司的实际情况，特制定本办法。

第一节 管理职能

第二条 公司办公室负责办公用品的采购、保管、发放等管理工作，并由总务管理员具体负责办公用品的验收、入库、发放与统计等管理工作。

第三条 公司各部门、工作站指定专人（部门内勤或报核员）对本部门的办公用品进行管理、计划申报、统一领取及控制使用。

第二节 管理的内容与要求

第四条 办公用品的申购

1．办公用品实行每月申报一次，由使用部门所指定的办公用品管理员负责定期清理本部门办公用品的使用情况，有计划的填写《办公用品申购单》，并经部门负责人审定同意后交公司办公室总务管理员统一汇总。如当月无申购需求，可勿需申购。

2．总务管理员在接到部门、工作站的申购单后，根据公司《费用开支管理办法》的“办公用品费用定额控制标准”及原领用记录，进行定额控制初审，将申购单连同初审意见报办公室主任审批同意后，实施采购任务。对于申报数量多、金额大的申购单，除以上审批程序外，还应报请公司分管副经理审批同意后，方可实施采购。

3．除正常配置的通用办公用品外，若部门还需其它特殊的办公用品或贵重办公用品、办公家具等，需经使用部门提出书面申请，由办公室进行必要的调查后由报公司分管副经理审核是否采购。4．部门需印制的印刷制品（业务表单），必须由使用部门负责人填写《业务表单印制申请表》，并附上经本部门校对后的正式规格样表，交办公室总务管理员，报请公司办公室主任和分管副经理审批后方可印制。

5．办公用品申报时间为每月的8日前，超过8日的视为次月的申报。

第五条 办公用品的采购

1．负责采购的人员应严格遵守职业道德，及时了解市场商品信息，选择对口适用、质量可靠、价格合理的办公用品。

2．工作站有不方便由公司统一采购的办公用具（如办公家具、卫生用品等），由工作站按程序申购后，经办公室总务管理员进行定额控制初审，在申购单上建议是否可由站内自行购买意见，报请公司办公室主任审批同意后，按经费审批权限报批，否则不予报销（报销时需附上经审批的申购单）。

3．办公用品入库前，总务管理员应认真检查验收、建帐登记、妥善保管，做到帐物相符。对不符合要求的用品，应及时办理调换或退货手续。

第六条 办公用品的领用

1．办公用品本着月初申购、月中旬领用的原则，要求每月8日前计划申购，13～18日由使用部门的办公用品管理员统一领用。除特殊情况外，其他时间、其他人员不得随意领用。

2．办公用品领用必须认真履行手续，严禁先借后领的行为。3．各部门、工作站应按公司《费用开支管理办法》的“办公用品费用定额控制标准”严格把好申购和领用关。保管人不得随意超标发放，确因工作需要超标领用的，应经部门负责人同意。

4．核定的定额费用实行增人增费、减人减费原则，各部门增人或减人，其费用由办公室根据公司人员变动情况进行调理。

第七条 办公用品的使用

1．严禁将公司办公用品挪作私用，职工在调、离职时所领办公用品应一并退回办公用品管理员处，并及时作好移交手续（消耗品除外）。

2．公司员工应本着节约的原则爱惜和使用办公用品。3．办公用品若被人为损坏，应由责任人照价赔偿。

4．各部门、工作站可根据规定的办公用品定额控制标准，合理确定各使用人的使用标准及配置范围。

第三节 办公用品的分类

第八条 公司办公用品根据使用性质分为办公文具、办公家具两大类。

1．办公文具：根据办公用品管理的程度及使用的年限来分，分为管制文具、管制用品和办公耗材三类。

（1）管制文具：指使用年限较长的办公文具，要求使用部门造册登记，建立保管人和移交手续；不每年配置，如有损坏，自第二次发放起必须以旧换新；如遗失应由责任人或部门自购赔偿。

①书写文具：笔筒、白板等。

②电器文具：电话机、柜台送话器、灭蚊器等。

③装订文具：装订机、打孔机、订书机、启钉器、剪刀、美工刀、各类票夹等。

④档案文具：塑料文件盒、塑料文件架、塑料文件柜、塑料夹板、塑料文件单夹（双夹）、档案专用章等。

⑤专用文具（制图、财务）：直尺、制图多用尺、算盘、计算器、验钞机、编码机、财务专用印章、日期章等。⑥其他文具：玻板、工作吊牌、工作座牌等。

（2）管制用品：指使用年限较短的办公用品，每年限量定额配置使用，①书写用品：签字笔、圆珠笔、白板笔、白板刷、台笔、记号笔等。

②装订用品：单面刀片、美工刀刀片等。③档案用品：抽杆文件夹、塑料文件袋等。④专用用品：沾水盒、印泥、印台等。

⑤卫生用品：毛巾、水桶、拖帕、扫帚、撮箕、垃圾篓等。⑥其他用品：

（3）办公耗材：依据历年领用情况制定控制基数，限量定额配置使用，随部门或人员工作性质的改变适时调整。

①纸质耗材：记事本、工作笔记本、会议记录本、收发电话通知记录本、复印纸、速印纸、复写纸、信封、信笺纸、标签贴、各类文头纸、各类业务表单等。

②书写耗材：铅笔、签字笔芯、圆珠笔芯、橡皮擦、修正液、钢笔墨水、白板墨水、粉笔等。

③电器耗材：各类电池、镇流器、各类灯泡、灯管等。④装订耗材：大头针、回形针、订书针、胶圈、强力胶水、普通胶水、各类胶带、打包带等。

⑤档案耗材：收（发）文登记簿、档案装订针（线）、牛皮档案袋、牛皮档案盒、人事档案袋、文秘档案盒、卷内文件目录、案卷目录、卷内备考表、档案杀虫剂、档案干燥剂等。

⑥卫生耗材：纸杯、香皂、肥皂、洗衣粉、洁厕粉、垃圾袋、杀虫剂、灭鼠药、灭蚊片、蚊香等。

⑦专用耗材：财务凭证（帐本）封面、各类财务帐本、费用（出差）报销单、领（借）款申请单等。⑧其他耗材：印泥油等。

2.办公家具：办公桌、椅子、文件柜、平柜、沙发、茶几、会议桌、床、床垫等。

第九条 公司办公用品根据管理主体分为部门管理、个人管理两类。

1.“部门管理类”办公用品:系由部门共同使用的办公用品，如打孔机、大型订书机、打码机、白板、电话机、验钞机等。

2.“个人管理类”办公用品:系由个人使用保管的办公用品，如笔筒、剪刀、文件夹、文件架、计算器、个人书写笔、直尺等。

对于实行部门共用的个人管理类办公用品，部门在领用时应先确定责任人，在责任人调、离职时应办理移交手续（消耗品除外）。

第十条 办公用品费用定额控制标准按管理主体来进行定额控制管理。

1.“部门管理类”办公用品费用：根据办公点类别、数量，以定额标准为依据，进行控制管理。

2.“个人管理类”办公用品费用：根据岗位分工及工作需要，以定额标准为依据，进行控制管理。

第十一条 各部门、工作站领用的办公用品费用开支情况，由总务管理员根据部门当月实际领用情况，于每月23日填报公司计划财务部核算成本费用。

第四节 办公用品的报废

第十二条 办公管制文具因使用期过长需要报废处理时，使用人应向本部门、工作站办公用品管理员提出办公用品报废申请，经部门、工作站负责人审核，报公司办公室登记审核，确定无法再使用方可报废并以旧换新。第十三条 贵重用品、办公家具因使用期过长需要报废处理时，使用部门、工作站应向公司办公室提出书面申请，报请办公室主任和分管副经理审批后方可同意办理报废注销手续（或实施审批新申购手续）。

办公用品定额管理办法规定 办公用品定制清单篇三

通常办公用品管理规定内容如下： 第一章 内容与适用范围

为加强公司办公用品管理，控制费用开支，规范公司办公用品的采购与使用，本着勤俭节约和有利于工作的原则，根据实际情况，特制定本规定。

第二章 办公用品的购买 办公用品购买细则 第一条 原则

为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由综合管理部统一负责。第二条 申购

各部门员工在每月底向部门主管上报申领物品计划，统一汇总后编制申请单，根据办公用品库存量情况以及消耗水平，向顺义分公司总经理通报，确定申购数量。如果办公印刷制品需要调整格式，或者未来某种办公用品的需要量将发生变化，也一并向顺义分公司总经理提出。第三条 采购

在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则，选择直接去商店采购或者订购的方式，必须开明细发票。

办公用品的采购要本着节约、合理、适用的原则。采购复印纸、大中型设备器具、批量办公用品等，必须有两至三人参加洽谈，货比三家，务求价廉质优。第四条 验货

所购买办公用品送到后，按购货清单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题。

第五条 申请使用

办公用品原则上由公司综合管理部统一采购、分发给各个部门。第三章 领用及报废处理

第六条 办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。

1.消耗品：铅笔、刀、胶水、胶带、大头针、图钉、复写纸、标签、便签、橡皮、夹子等。2.管理消耗品：签字笔、圆珠笔、修正液、笔记本、信封、白板笔、固体胶等。

3.管理品：剪刀、钉书器、直尺、笔筒、计算机、文件夹、档案盒、档案袋、票夹、印台等。第七条 管理和发放

1、办公用品由综合管理部统一保管，并指定保管人，按公司核定的费用标准向使用人发放。

2、采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续，保管人根据采购价格核定物品单价，计入领用部门(人)费用，并在每月终填报《办公用品使用情况汇总表》。

3、各部门办公用品费用核定及有关规定：

①、办公用品领用必须认真履行手续，应填写《办公用品领用单》后领用和发放，严禁先借后领的行为。

②、公司各部门应按公司核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应经相关领导同意。

③、核定的费用实行增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其费用由综合管理部门根据人员变动情况进行调整。

④、各部门因特殊情况需增加费用的，应以书面形式报批，经分管领导审核后，由总经理特批增加该项费用。

⑤、办公用品使用实行月统计购买及结算，每月最后一周统计购置物品，填写物品申请单，经顺义分公司总经理签字审核方可购置。

⑥、各部门及各使用人的办公用品使用标准：每人每月最多领用1支签字笔，如果保管不好丢失自行负责购买。每周一统一领用办公用品,其他时间严禁领用办公用品。易耗管理品由于具有可重复使用性，员工在申领办公用品时，应以旧品来替换或以其它方式证明原领用品已无使用价值

7、员工离职时，应将剩余办公用品缴还公司，由该部门依照残旧程序、可利用价值等实际情况对物品进行再分配。并在《离职通知书》相关栏目中予以确认后，方可报财务部办理结算手续。

第八条 报废处理

对决定报废的办公用品，要作好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。

第四章 办公物品的保管 第九条 填写清单

所有入库办公用品，都必须一一填写入库清单。

第十条 保管

必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，必要时要实行防虫等保全措施。第十一条 盘存

办公用品仓库应定期清点。清点工作由综合管理部负责。清点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整清单，使两者一致。

第十二条 印刷品与纸张管理 印刷品与各种用纸的管理按照盘存的清单为准，对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量。如果消耗品用完，立即写报告递交。

第十五条 本规定自下发之日起执行。

办公用品定额管理办法规定 办公用品定制清单篇四

四川元瑞投资实业有限公司

总经办字[2010] 01号

关于办公用品管理的规定

一、日常消耗品管理

1.总则：本制度规定了公司办公用品的管理内容与要求，适用于价值100元以下，使用期不超过3年的办公用品的管理。

2.管理职能：

2.1人事行政部负责：办公用品的采购、入库、保管、发放、登记工作，印刷品的印刷审批、复印工作。

2.2财务部负责办公用品的验收工作。

2.3人事总监负责办公用品的配置标准和采购审批工作。3.管理内容与要求：

3.1采购与验收。

3.1.1 常用办公用品由人事行政部按月制定采购计划报人事总监审批。

3.1.2 特殊办公用品由各部门文员提前一周报人事行政部助理汇总，人事总监审批。

3.1.3 常用办公用品经财务部验收后入库，特殊办公用品由使用者认可方可入库。

3.1.4 财务部出纳对办公用品实施验收，在采购发票上签字。

3.2发放。

3.2.1 按照定额控制、按需使用的原则，部门根据工作性质配制公用办公用品；个人根据工作需要配置必要的办公用品。调整定额标准应由部门申请，经理审核，人事总监批准。

3.2.2 各部门员工按定额领用办公用品，由部门文员统一登记造册，并经部门经理签字后，每星期四到人事行政部领取（如遇节假日时间往后顺延）。超定额领用办公用品，应由本人申请，部门负责人审核，人事总监批准。

3.2.3 办公用品的发放由人事行政部助理负责，并应建立台账，办好入库、出库手续，按标准发放，要求领用人要签字。

3.3使用统计。

3.3.1 内勤员应做好公司每个人领用物品的登记情况，即为每个人建立领用办公用品的明细账目。

3.3.2 各部门所领办公用品，由人事行政部按实价统计，交财务部将费用核转进入部门费用。

3.3.3 人事行政部助理应每季度末对办公用品进行清查、盘底，向人事总监上报盘存表。人事总监应每季检查盘存表、发放表、入库表是否相符。

3.4个人领用的耐用办公用品，因工作变动（调动、辞职或辞退）应办理移交销帐手续。否则人事行政部文员可拒绝在离司登记表上签字。

3.5个人领用耐用办公用品，由于个人保管不慎，造成损坏、丢失时应按使用

时间的长短折旧赔偿后，可重新配置。

二、电话管理

1．目的促进信息沟通，提高工作效率。

2．适用范围

适用于公司办公座机、传真机和职员手机的管理。

3．职责

人事行政部负责电话管理，各部门负责人监管本部门电话。

4．管理要求

4．1电话配置

4.1.1公司内部电话配置：各部门电话配置根据工作性质及实际需要而定。内部

电话因工作需要需开通外线直拨的，凭《事务申请单》，经部门经理审核、分管总监确认、总经理批准后交人事行政部执行。

4.1.2驻外办事处电话配置：经批准开设的办事处，可安装国内直拨传真电话一

门。

4.1.3在以上配置标准上多增电话或传真者，凭《事务申请单》，经分管总监审

核、总经办批准后执行。

4.1.4 办公电话均不设国际长途。因工作需要打国际长途的，总部人员应报总经

理同意，用总经理专用电话拨打；驻外办事处不应拨打国际长途。

4.1.5因工作需要，必须保持通讯联系的公司员工，应自备手机，不能自备手机，视同放弃岗位工作。

4.1.6开通内部电话、内部电话开通外线的，办公室在接单后3个工作日内完成，特殊原因不应超过5个工作日。

4.1.7 电话费座机费、传真机所耗纸张等计入部门费用。

4.1.8电话安装完成后，由话务员当场测试后，由部门行政助理或申请人在《固

定资产领用表》上签字确认。

4.2电话维修

4.2.1电话发生故障后，各部门负责人应报告人事行政部，人事行政部在接单后

48小时内（节假日除外）安排到现场维修。驻外办事处由经理负责安排、联系维修。

4.3电话日常管理

4.3.1 公司各部门应妥善保管、使用电话机，每部电话应指定专人监护，因为使

用、保管不当致使电话机损坏的，由监护人负责追查、直接责任人负责赔偿、部门负责人承担连带赔偿责任。

4.3.2 人事行政部应指定人员建立电话管理台帐，记录各部门电话配置、安装和

维修状况。

4.4电话费用核算

4.4.1 财务部建立公司各部门电话费用台帐，每月20日前将上月电话费用核算到

各部门，由部门负责人确认后计入部门费用。

4.4.2 公司总机费用和传真费用按登记的数量分摊到各部门。

4.4.3 公司对开通外线的座机进行费用控制，具体金额视工作需要，由公司统一

规定。超过费用控制额度者，由该部门负责人承担超标费用的1/3，部门其它人员承担超标费用的2/3。可以追查时，由责任人承担。

4.5总机、交换机管理

4.5.1公司总机、交换机由人事行政部指定专人管理，无关人员不得擅自操作。

4.5.2 公司总机、交换机应采取必要的保护措施。

4.6通讯补贴费管理

4.6.1 财务部根据员工职位和公务电话的通讯量，建议每个岗位的通讯补贴标准，总经办批准后执行。

4.6.2 享受通讯补贴的员工，应每月月底前取得发票，直接到财务部凭票限额报

销。

4.6.3 工作繁忙不能及时报销通讯费的员工，经个人申请，财务部同意后，可每季报销一次。

4.6.4 不能取得正规发票者，不能给予补贴和报销。

4.7手机开机时间规定

享受通讯补贴的员工，应按以下时间要求，保持手机接通状态：

1)公司中层及中层以上管理人员：0：00~24：00

2)市场营销人员：0：00~24：00

3)值班人员和技术安全人员：0：00~24:00

4)一般管理人员和文职人员：7：00~24：00

5)普通职员：8：00~24：00

4.8通话管理

4.8.1一般公务电话应在3分钟之内完成，重要公务电话也应长话短说或使用

传真解决；

4.8.2上班时间禁止打出私人电话，接听私人电话应保持在2分钟之内，不得

上班时间电话聊天。更不允许使用公司电话接打私人电话，严禁用公司电话拨打声讯电话或长时间聊天，一经发现，将严肃处理，发现第一次，公司将予以警告并处当事人和部门负责人20元以上罚款，并承担电话超标费用；发现第二次公司将严肃处理当事人和部门负责人50元以上罚款，且当事人应缴纳电话超标费用的2倍罚金；对于5次以上屡教不改者，公司将予以开除。

4.8.3打电话前应明确电话号码、联系单位和部门、第一联系人、第二联系

人等，清楚电话主要内容，商务电话还应事先确定应对方式，以免慌张无措。

4.8.4对外打出电话必须清楚报出公司和部门名称，并使用普通话；接听电话

应报出公司简称。

4.8.5各部门电话机旁应放置电话记录簿。

4.8接打电话应控制音量，不得干扰或影响他人的正常工作。

三、电脑管理

1．目的规范电脑的配置、安装和使用行为，维护工作秩序、提高工作效率。

2．适用范围

适用于公司电脑的硬件和软件管理。

3．职责

人事行政部负责电脑管理，各部门负责人监管本部门电脑。

4．管理要求

4．1电脑配置

4.1.1公司内部电脑配置：各部门电脑配置根据工作性质及实际需要由公司领导

研究决定。各部门因工作需要需增加电脑的，凭《事务申请单》，经部门经理审核、分管总监确认、总经理批准后交人事行政部执行。

4.1.2驻外办事处电脑配置：经批准开设的办事处，可配置兼容机电脑一台。

4.1.3在以上配置标准上多增电脑或笔记本电脑者，凭《事务申请单》，经分管

总监审核、总经办批准后执行。

4.1.4 内部电脑应保持与办公自动化系统的联结。因工作需要连接互连网者，总

部人员应报人事总监同意；驻外办事处应报销售总监同意。

4.1.5因工作需要，必须保持信息沟通的公司员工，应到公司配置的电脑上进行

信息传递，原则上不能用自备电脑和客户电脑。

4.1.6公司内部获准电脑配置，人事行政部在接单后3个工作日内完成，特殊原

因不应超过5个工作日。驻外办事处由经理指定人员负责购置和安装。

4.1.7 电脑费硬件费、软件费、耗材费等计入部门费用。

4.1.8电脑安装完成后，由申请人当场测试后，由部门行政助理或申请人在《固

定资产领用表》上签字确认。

4.2电脑维修

4.2.1电脑发生故障后，各部门负责人应报告人事行政部，人事行政部在接单后

48小时内（节假日除外）安排到现场维修。驻外办事处由经理负责安排、联系维修。

4.3电脑日常管理

4.3.1 公司各部门应妥善保管、使用电脑，每部电脑应指定专人监护，因为使用、保管不当致使电脑硬、软件损坏的，由监护人负责追查、直接责任人负责赔偿、部门负责人承担连带赔偿责任。

4.3.2 人事行政部应指定人员建立电脑管理台帐，记录各部门电脑配置、安装和

维修状况。

4.3.3各部门因工作需要需变更或增加电脑硬件配置的，应填写《事务申请单》，经部门经理审核、分管总监确认后执行。电脑使用者不得私自拆、装硬件。

4.3.4电脑软件的配置，以“适用、必要”为原则。每台电脑的使用者，应在每年的1月底和7月底前登记一次《安装程序清单》，报人事行政部，人事行政部对软件的适用性和必要性进行审核，对不适用和不必要的软件应要求电脑使用者删除，电脑使用者应服从审核结果。需要增加电脑软件，应填写《事务申请单》，经部门经理审核、人事行政部确认后安装。电脑使用者不得私自增、删程序软件配置。

4.3.5电脑监护人应每月检查一次电脑软、硬件配置，发现异常应立即报告部门

负责人和人事行政部，并积极追查和处理。人事行政部应每季检查一次电脑软、硬件配置，发现异常对责任部门负责人追查和处理。

4.4电脑费用核算

4.4.1 财务部建立公司各部门电脑费用台帐，每月20日前将上月电脑费用核算到

各部门，由部门负责人确认后计入部门费用。

4.4.2 公司局域网和办公自动化系统费用计入总经办。

4.4.3 公司对电脑硬、软件和耗材进行费用控制，具体金额视工作需要，由财务

部统一规定。超过费用控制额度者，由该部门负责人承担超标费用的1/3，部门其它人员承担超标费用的2/3。可以追查时，由责任人承担。

4.5电脑使用管理

4.5.1 公司电脑仅限于公司员工在履行职务期间使用。

4.5.2电脑监护人应指定电脑使用者，非经电脑监护人同意，公司员工不得擅自

使用电脑。

4.5.3员工上班期间，不得使用公司电脑从事与工作无关的活动，包括非办公聊

天、玩游戏、浏览网页、观赏、上传或下载音像资料等。一经发现，将严肃处理，若发现一次当事人和部门负责人处10元以上罚款，发现第二次当事人和部门负责人处50元以上罚款，对于违犯五次以上屡教不改者，公司将予以开除。

4.5.4 非公司员工，需要使用公司电脑时，应经过经理以上领导同意，并指定监

视人陪同。监视人应保证公司秘密不受侵害。

4.6 保密与安全

4.6.1凡涉及公司信息的各项电子文档都是公司秘密；

4.6.2公司禁止员工未经许可传递、拷贝、复制有关公司信息或包含公司秘

密的电子文档。

4.6.3电脑监护人应为每台电脑设置开机密码和屏幕保护密码；密码应以信

封方式上交人事行政部，便于日常管理（如当事人休假，公司需用此电脑办公的情况）各电脑使用者应在电脑硬盘上建立自己的专用文件夹，并设置密码保护。

4.6.4员工离职或工作交接时，应将密码和权限作为交接内容之一。离职或变

换工作后，人事行政部应通知相关人员做好密码和访问权限更改工作。

4.6.5因工作需要设置的共享文件夹，应设置访问权限。但财务部电脑不应设

置共享文件或文件夹。

4.6.6传递电子文档应尽可能使用点对点方式（如用qq或oa方式），不用

或少用共享方式。

4.6.7办公电脑均应安装杀毒软件，并设置为12：15定时、自动查、杀病毒。

4.6.8人事行政部应在指定服务器上设置不可修改和删除的备份文件保存区，各电脑使用者应按人事行政部要求，对重要电子文档按指定路径在指定文件夹中进行备份保存。

四、本制度解释、修改权属总经办。本规定自2010年1月1日起施行。

发送：总经办、招商部、客户服务部、策划部、财务部、工程部、保安部、行政部四川元瑞投资实业有限公司总经办

2010年1月1日印发

办公用品定额管理办法规定 办公用品定制清单篇五

xx公司

办公用品定额管理办法(试行)

1.目的：为规范办公用品的采购、保管、领取和使用，确保办公所需，倡导勤俭节约，加强公司管控，提高使用效率。特制定本办法。2.依据：本办法的制定参照了《成本费用管理制度》、《计划管理制度》、《采购管理制度》及其他相关管理规定。

3.适用范围：本办法适用于xx公司办公用品的计划申报、审批,采购,保管,发放（领用）,维修,报废，以及控制不合理消耗、奖励节约、处罚浪费等。

4.释义：办公用品是指：在办公的过程中所需要的各种工具、设施；定额是指：公司根据各部每月消耗情况制定的限定领用数额。5.办公用品类别：按使用和性质分低值易耗品、一般耐用品、办公设施。

5.1低值易耗品主要指：笔、刀片、胶水、大头针、复印纸、记事本、凭证、印泥等价格较低，回收价值不大的日常用品。

5.2一般耐用品主要指：正常使用寿命超过一年的且价格较低的物品，如电话机、排插、计算器、文件夹等。

5.3办公设施主要指：计算机、打印机（墨盒）、装订机、空调、服务器、座椅书柜。6.办公用品的申请

6.1低值易耗品、一般耐用品由仓储部保管员根据仓库库存提交采购申请，25日前报计划财务部审核;保管员可根据库存适当调整低值易耗品、一般耐用品的申请采购量。

6.2办公设施的申请由使用部门提交报告，向公司申请。7.计划的审核及批复 7.1计划财务部28号前完成低值易耗品、一般耐用品采购申请的审核后编制采购计划，报领导批准。

7.2办公设施的申请报告经计划财务部审核，由总经理、总裁批复。8.采购管理

8.1办公用品由供销部负责集中采购，物品采购相关规定参照《采购管理制度》执行。

8.2供销部应做好供应商的建档工作，把握市场行情，尽最大可能控制好采购成本。9.入库及保管

9.1供销部采购回的物品由仓储部保管员统一签收办理入库手续，部分物品采购回后未及时入库，由供销部督促交接人主动完成入库手续。9.2入库物品应每月盘存，以便及时地发现问题，处理问题。9.2入库后出库前的物品由仓储部负责保管。10.领用（出库）

10.1仓储部保管员根据定额发放已采购回的物品；办公设施由申请部门凭批复报告领取。

10.2办公设施领用出库，由领用部门负责保管、维护。10.3领用人领取办公用品时，保管员监督领用人做好登记。11.维修

11.1办公设施损坏需维修，参照《委外加工（维修）管理规定》执行。11.2简单问题可自行处理，但对有保修服务物品，且在保修期内，不得擅自处理，应报请供销部联系供应商解决。

11.3对无法维修或维修不成的物品，由使用部门申请报废。12.报废

12.1办公设施的报废参照《废旧物资管理规定》执行。13.辞职情况处理 13.1对于提出辞职的员工，由其上一级负责人监督物品交接。14.办公设施丢失、损坏的处理

14.1因使用人保管不慎，造成办公设施丢失的，保管人或使用部门按丢失设施折旧价值的60%予以赔付，同时按《安全管理办法》追究相关领导的连带责任。

14.2使用人员恶意操作造成设施故障或损坏的，由操作人员赔付修理费；若设备无法修理，使用人员按设备的折旧价值予以赔偿。15.以“旧”换“新”

15.1以旧换新是指各部门用无法正常使用的办公文具更换相同类型的可用文具；文件夹、档案盒、计算器等一般耐用品必须执行以旧换新原则。

15.2打印耗材：

15.2.1各部门凭“旧”耗材领取“新”耗材，若旧耗材已损坏，保管员需如实登记并要求领用人签字确认，注明损坏原因。

15.2.1仓储部保管员负责打印耗材的保管、采购计划申报及联系外协完成墨盒填粉工作。

15.3计算器、订书机等一般耐耗品：

15.3.1计算器、订书机、文件夹等一般耐耗品需妥善保管、爱护使用，除新增人员需要和物品损坏更换外，保管员不得发放。

15.3.2新增人员领取计算器、订书机、文件夹等一般耐耗品由新增人员列出物品清单，经部门部长签字后在仓库一次性领取；损坏物品可“以旧换新”，保管员需如实登记并要求领用人签字确认。16.其他规定

16.1办公设施由部门、科室间相互协调借用，一般不得重复购置。16.2办公设备转给（不包括出借）其他部门，必须先入库，未入库的必须补办入库手续。

16.3计划财务部为办公用品定额的制定及审核部门，定额表半年更新一次。

16.4仓储部负责所有办公设施出、入库管理和出、入库台帐建立，低值易耗品、一般耐用品每月盘库；计划财务部负责办公设施台帐建立及管理，每半年对各部办公设施的数量及完好情况盘查一次。

16.5因工作需增加低值易耗品、一般耐用品定额，由申请部门递交报告，注明增加定额原因和数量，由计划财务部审核通过后在下月执行。17.办公用品节约考核方案

17.1评奖原则：申报部门每季度的办公用品费用总额不多于定额总额；当有两个以上的部门费用总额少于定额时，只奖励节约百分比（节约总额/定额总额）最高的两部门；每季度评选一次，奖励不与公司其他奖励重复评选。

17.2考核原则：所有部门每季度办公用品费用超额率（超过定额数额/定额总额）降序排序，分别对排序第一、第二的部门按超过定额部分的10%、5%进行处罚；

17.3实际领用总额与定额总额相隔正负5%，不奖不罚。

17.4奖励金额：第一名奖励节约金额的20%，第二名奖励节约金额的10%。18.罚则

17.1供销部物品采购回后若直接交予使用部门，且使用部门三日内未补办入库手续的，对供销部、领用部门各处20元/次罚款。17.2违反本办法其他规定，对责任人处20元/次罚款。17.3办公用品使用时铺张浪费，对责任部门处20元/次罚款。19.本办法自发布之日起生效。

附件：1.办公用品定额表

xx公司

二〇一一年十一月二十八日