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档案管理怎么做篇一
摘要：随着计算机、通讯技术的普遍运用，档案管理也逐步进入到信息化管理的时代。众所周知，档案管理一项政策性、机密性、专业性加强的工作，而档案是信息的重要载体，是日常活动的主要信息源。因此，做好档案管理是提高工作效率和工作质量的必要条件。目前，我公司处在体制改革阶段，档案管理工作落后于日常业务工作，档案管理水平亟需进一步提高。本文基于公司的档案管理现状，剖析其存在问题并进一步提出改进措施。
引言。
一直以来，档案都是国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的有价值的历史记录，档案的形成过程以及自身的真实性、原始性、记录性，使其成为参考和查阅历史的重要媒介。自历史发展以来，档案管理跟随时代发展发生了一系列的变化，尤其是信息时代的来临，带动了档案的信息化管理模式。各种电子媒介存储平台应运而生。我公司自成立以来，严格按照国家档案管理规定实施档案管理，但由于管理人员的素质和管理条件的限制，未能达到有效水平。而好的档案管理可以使单位的业务工作的运行发展情况清晰了然，因此，不论是在当下，还是从长远角度看，做好档案管理工作都势在必然，尤其不可忽视的重要性。
档案作为历史事件的客观总结记录，具有客观的事实性，既是对过去研究的重要依据，也是反映企业发展轨迹的直观表现。一个好的企业，档案记录就一定是清晰有条理的。看似若有似无的档案管理，其实关系到企业各个部门之间的协同工作，关系到企业的工作效率。因此，实质上，档案的收集、整理和存储工作，在企业发展中乃至社会发展中发挥着重要作用。
（1）档案管理工作没有进入日常议事日程。
（2）档案管理的硬件和制度不健全，档案管理工作不够系统、规范，档案存储环境有待改进。
（3）人员的配备不足。
（4）档案分类存储方法存在一定的弊端，电子档案管理系统软件存在一定的不足。
之所以存在上述问题，出现档案管理不力的原因。一是单位历来对档案管理工作不够重视，忽视了档案管理工作的意义，【也没有意识到制度、人员素质和现代化的管理手段对档案工作起到的重要作用”】[1]；二是档案管理的硬件设施、设备的缺失，例如档案柜的老旧，未配备温度计、湿度计以及灭火器，上墙的档案管理制度、禁烟标识等；三是人员的配备和管理不当，档案摆放杂乱不齐，防虫不到位，年代久远的档案存在长虫现象，以及档案室的清洁工作需要加强；四是当前档案管理的分类方式和电子系统存在一定的问题，例如分类方式仅以保存年限划分较为笼统，人为的以内容划分又容易出现主观意志认识的偏差，而电子软件目前使用的单机版缺乏灵活性，不利于异地查询档案，影响业务效率。
当下企业档案管理模式，按照集中程度分为三种：档案集中统一管理、档案分级管理和档案分散管理。
档案分级管理在是我国《档案法》中有要求，《档案法》第一章第五条：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用”，《档案实施办法》第一章第三条：“各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理，分级的具体标准和管理办法由国家档案局制定”，《档案法实施办法》第十五条第三款：“根据档案的不同等级，采取有效措施，加以保护和管理”。目前，本单位实施的档案管理模式就是分级管理，档案分级管理存在的弊端：一是对档案进行级别划分，工作量大，需要投入大量的人力、财力、物力，并且效率不高；二是分级后，原来的档案排列顺序被打乱，相同类别的档案可能放在不同地方，不利于查阅；三是分级鉴定人员的主观认识容易造成档案分级的偏差，例如把应该存放永久的档案放到长期时间段中，或者把短期的资料放在长期或永久时间段中。
基于以上情况，经过笔者对当下档案管理模式的研究发现，要做好档案管理工作：
首先就是各类档案的存储工作。一般档案分类，为了便于检索，往往按照记录信息方式分为文字档案、图形档案、声像档案。文字档案存储容量较大，一般单位档案多位文字档案。由于目前多采用分级管理的办法，所以人为的主观分级难免造成同类内容文字档案的分散，同时查询时往往需要按文件内容所属等级查询，较为不便。另外由于永久、长期、短期档案存放地点分散（永久和长期存放在档案局，短期档案存放在本单位），不便于档案的提取。再者，目前公司的图形档案、声像档案未形成系统存储模式，甚至某些年的图形档案、声像档案未经存储，造成这方面档案的缺失。因此，在做好资料收集工作，提高资料收集效率的同时，可以采用最新的档案信息资源存储方式—对象存储系统来进行档案存储管理。
随着科技的发展，电子系统存储方式逐渐完善升级，单机版的档案存储系统难以满足实际工作的需要，不利于异地查询，直接影响档案查询的工作效率，应采用网络版电子档案管理系统。
再者，要做好档案管理的硬件设施建设。档案库房的建设直接关系到档案存放的质量和安全，是做好档案管理工作的基础。同时，严格按照档案管理的“八防”要求，做好防尘、防火、防盗、防潮、防高温、防阳光、防蛀、防腐工作。因此，档案柜、窗帘、灭火器、温湿度计、防虫药等都是档案室应该配备的必需品。并且制定相关的档案管理制度，严格按照制度进行档案存储和借阅等工作。
当然，不管档案管理系统如何先进，档案室的建设如何优越，最重要的还是档案管理员。档案管理员的素质和能力，直接关系到一个单位的档案存储效果。因此在人员的任用和安排上尤其重要。当前我单位的规模较小，所存储的档案容量较小，可设一个专职档案管理员，做好日常的档案管理和维护工作，另设一个兼职管理员，在平常可负责其他主要工作，在档案工作较多时协助专职档案管理员多好档案管理工作。【同时，还要注意相关知识的学习，加强档案专业与其他相邻专业的渗透与联合，培养自己的信息编研、开发能力，成为能够胜任“办公文秘—档案管理—信息开发一体化管理多面手”，并逐步使档案管理工作从经验型的手工操作模式向现代型的技术操作模式转变。】[4]跟上新时代新形势的要求，全面提高档案管理员的政治素质、知识素质和身体素质。
结语。
总之，档案管理工作是长期的，不断发展的。只有不断地在档案管理工作中发现问题，解决问题，才能使档案管理工作尽善尽美。
档案管理怎么做篇二
1、本公司档案室保存的档案,主要供本公司使用。
2、如其它部门或个人查阅时,须经档案室负责人或档案形成部门领导同意,并仅限于室内阅览。
3、凡因特殊需要,经批准同意借出的档案,外借时间一般为三周左右,到期仍需继续利用,须办理续借手续。
4、借出的档案不得转借他人,不得随意涂改、圈划、眉批,不得拆卷,不得增删档案内容或污损档案。
5、凡外单位或个人查阅档案,须持单位正式介绍信,写明查档目的。安全、公安部门查阅有关档案,须经公司领导批转。
6、凡复制、摘录档案,须经档案室负责同志。利用档案的单位和个人未经上级主管部门或档案室同意,不得擅自公布档案内容。
7、借阅档案须办理借阅登记手续,并确保档案的完整与安全。
8、电话查询档案,只限于一般问题的咨询。
9、档案的储存必须规范、分门别类,标识明确,便于查询。
档案管理怎么做篇三
一个项目完成之后归档内容要有电子版与打印版各两套，内容包括：目录、合同、各个工作环节中的计划书、调研报告、成果报告、验收证明、作业过程中以时间为顺序的所有往来的商务要约。填写项目归档交接单，一式两份，档案交接人与资产管理员各执一份。
（二）保密原则。
档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传、外单位人员未经公司领导批准不得借阅。借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借，过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经相关主管批准。借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印，不得拆卸、损污檔，归还时保证档案材料完整无损，因保管不慎丢失或毁损要及时追查，并报告主管部门及时处理，档案手册丢失一套处以5000元罚金人。试用期员工查阅档案只能在档案室，不得借出。档案分为电子版及打印版，不能得外借电子版，如有需要，经公司常务副总裁批准后方可借出（公司决策委员会领导除外，但应做好详细的借阅登记）。
三、固定资产管理。
资产借用为正常上班时间，如遇节假日，应由借用人在前一个工作日借出。要借用投影仪、相机、录音笔等须提前一天申请。归还时要保证清洁、设备内檔都已导出，否则造成檔丢失概不负责。对所借用资产仔细检查有无缺损（失）情况，若发现应及时声明，否则归还时的资产缺失由借用人负责赔偿。公司的档案、照片档案、摄影数据、幻灯片、摄影器材、投影仪等贵重物品要精心使用、妥善保存，发生损坏及丢失须按原价的2倍赔偿。
档案管理怎么做篇四
单位存档办理流程：
第三步：将档案及行政工资介绍信、《流动人员近期表现及生育状况调查表》、《北京市人才流动登记表》、一式三份《委托管理人事档案合同》一并交回档案管理中心，领取存档卡及存档合同，按规定交纳存档费(20元/人•月)。
个人存档办理流程：
第三步：将档案及行政工资介绍信、《流动人员近期表现及生育状况调查表》、《北京市人才流动登记表》一并交回档案管理中心，领取存档卡及存档合同，按规定交纳存档费(20元/人•月)。
单位委托存档转个人存档：
委托存档人员与单位解除聘用关系后，应自解除关系起20日内，办理档案转存或转出手续。程序如下：
1、委托存档单位出具统一格式的《单位委托存档人员解除存档合同证明信》和《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》，并结清存档费。
2、本人持第1项中所列的两份材料、本人的存档凭证、身份证、原存档合同，到档案管理部门签订个人委托存档合同，交纳存档费。
3、转个人存档应本人亲自办理，委托他人代办的需出具本人亲笔签字的书面委托书，并提交双方的身份证原件和复印件。
4、非北京户籍存档人员与单位解除聘用关系后，不能转个人存档，须将档案转往原籍组织人事部门所属人才服务机构。
5、凡国家统一派遣就业的大中专毕业生未转正定级的；新参加工作的合同制工人未定级工资的；军队转业（复员）人员未确定工资的，不能转个人存档。
个人存档转单位委托存档：
1、委托存档单位领取一式三份《委托保存人事档案关系合同》，单位在合同乙方盖章，存档人员本人在合同丙方签字。
2、单位人事负责人或存档人员持《委托保存人事档案关系合同》、原个人存档凭证、存档人员身份证复印件、个人存档期间应缴纳的存档费，到档案管理部门办理转存手续。
3、应结清个人存档期间发生的费用后再办理转存手续。
单位转单位委托存档：
1、原委托存档单位出具统一格式的《单位委托存档人员解除存档合同证明信》和《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》，并结清存档费。
2、新单位人事负责人领取一式三份《委托保存人事档案关系合同》，单位在合同乙方盖章，存档人员本人在合同丙方签字。
3、新单位人事负责人或存档人员持《单位委托存档人员解除存档合同证明信》和《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》、《委托保存人事档案关系合同》、原存档凭证、存档人员身份证复印件，到档案管理部门办理转存手续。
4、凡国家统一派遣就业的大中专毕业生未转正定级的；新参加工作的合同制工人未定级工资的；军队转业（复员）人员未确定工资的，档案不能转存。
接收应届毕业生：
一、接收手续。
1、接收本市生源应届毕业生：
委托存档单位如选定北京生源的大中专毕业生，由学校、接收单位和市人才档案管理中心签订毕业生就业协议：
（1）毕业生在学校领取《高等院校毕业生就业协议书》一式三份；
（2）单位在用人单位栏填写意见并盖章；
（3）市人才档案管理中心在“单位上级主管部门”签署意见并盖章后，毕业生将协议交回学校等待派遣。
2、接收非北京生源应届毕业生：
委托存档单位如有接收非北京生源应届毕业生意向，须注意登陆北京人才网（）查询有关通知，按市人力资源和社会保障局有关规定及程序向市人才档案管理中心申报第二年接收需求计划，待市人力资源和社会保障局下达接收控制数后，具备接收条件的单位于第二年3~6月按要求申报毕业生材料。经批准同意接收的，参照本市生源应届毕业生接收程序办理。
二、报到及存档手续:。
已通过市人才档案管理中心签订“毕业生就业协议”的应届毕业生，如果通过机要局邮递档案，可上网（网址：）或电话查询档案是否已寄到，确认到档后，办理存档须带齐以下材料：
（1）毕业生就业报到证；
（2）毕业生就业协议书1份（用人单位留存联）；
（4）补充的档案材料；
（5）填写完整的《北京市人才流动登记表》及《委托保存人事档案关系合同》。注意：档案寄到后须尽快到市人才档案管理中心办理存档手续。
三、申请落户的非北京生源毕业生需提供：
（1）存档凭证；
文化宫办公区地址：北京市东城区中华路4号北京市人才服务中心（集体）；
（3）本市院校的毕业生提供《常住人口登记卡》；
（4）身份证原件及复印件2份（a4纸）；
如原件丢失，由户口所在派出所出具贴有本人照片的证明，照片上加盖派出所户口专用章。
（5）就业报到证复印件1份（a4纸）；
（6）1寸近期同底版彩色证件照片3张；
（7）已婚人员提供结婚证、配偶户口原件及复印件（a4纸）；
（8）与用人单位签订的劳动合同原件及复印件2份（a4纸）。
以上材料如户籍管理部门出台新规定，将按规定进行相应调整。
毕业生在办理存档后应及时办理落户手续，签订集体户口管理协议并交纳管理费。落户时必须本人亲自前来办理手续，不受理他人代办。
北京户籍存档人员档案调出：、将档案调往本市有人事档案管理权限的工作单位或有存档权限的中介机构需提交的材料：
1、本人身份证；
2、存档凭证；
3、档案接收单位出具的有效调函；
4、如系单位委托存档，除需提交上述材料外，还需提交委托存档单位出具的《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》和《单位委托存档人员解除存档合同证明信》。
二、申请办理失业，档案转往户籍地街道社保所需提交的材料：
1、本人身份证；
2、存档凭证；
3、社会保险机构出具的《社会保险转移明细单》；
4、如系单位委托存档，除需提交上述材料外，还需提交委托存档单位出具的《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》、《单位委托存档人员解除存档合同证明信》、《档案转移人员情况表》（一式三份）及《终止、解除劳动（聘用）合同或工作关系的证明书》。
提示：请在办理档案转出前，先到户籍所在区、县失业经办部门（职介中心失业经办窗口）咨询、确认档案能够接收，并在档案调出时提供户籍所在街道办事处名称。
三、办理退休手续后，档案转往户籍地街道社保所需提交的材料：
1、本人身份证；
2、存档凭证；
3、如系单位委托存档，除需提交上述材料外，还需提交委托存档单位出具的《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》、《单位委托存档人员解除存档合同证明信》及《北京市社区管理退休人员人事档案移交区县名册表》。
四、考取研究生，申请将档案调往学校，需提交的材料：
1、本人身份证；
2、存档凭证；
3、学校出具的调档函；
4、如系单位委托存档，除需提交上述材料外，还需提交委托存档单位出具的《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》和《单位委托存档人员解除存档合同证明信》。
五、档案调到外省市（异地调动）。
（一）只调档案不迁户口需提交的材料：
1、本人身份证；
2、存档凭证；
3、外省市县级以上政府人力社保行政部门所属人力资源服务机构出具的有效调函；
4、如系单位委托存档，除需提交上述材料外，还需提交委托存档单位出具的《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》和《单位委托存档人员解除存档合同证明信》。
（二）档案、户口一同迁出需提交的材料：
1、本人身份证；
2、存档凭证；
3、接收方地、市级以上人力社保局开具的有效调函；
4、如系单位委托存档，除需提交上述材料外，还需提交委托存档单位出具的《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》和《单位委托存档人员解除存档合同证明信》。提示：如以后想再调回北京，需重新办理进京审批手续。
特别提示：
1、档案调出要求本人办理，如本人不能亲自办理，委托他人代办的，经办人需持有存档人签字的授权委托书和身份证原件，以及委托人和经办人身份证复印件。
2、“社会保险关系”在我中心的，调出前请在规定时限期间到社会保险窗口办理转出手续；“集体户口”、“党组织关系”在我中心管理的，调出前请分别在我中心人事服务科、流动党员管理办公室将其转出后再办理档案调出手续。
3、档案调出前，请先到收费处结清存档费，若存在多交费情况请持交费票据（如系单位委托存档请携带资金往来发票）在收费处办理退费手续。
4、国家统分的毕业生请在见习期满办理完转正定级手续后再办理档案调出手续。
5、单位集体档案调出被受理后，请单位等待取档通知。
6、档案转递要求必须密封完好，请在接到档案时检查密封状况。
7、《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》和《单位委托存档人员解除存档合同证明信》，可在“北京人才网（）”中“档案管理/下载专栏”里下载或到我中心领取。
档案管理怎么做篇五
随着公司的档案管理系统上线郑州鼎新公司将档案管理纳入办公室工作的重要项目通过对以往工作的检查、改进和不断完善让档案更有效的服务于企业做到积极有效发挥档案整体功能现将过去一年来的工作汇报如下：
一、领导重视，强化档案规范管理。
随着公司档案系统上线工作的推进，档案管理部门从以往关注比较少转变为日常重点工作，从领导到档案管理人员都将档案信息化当做必须做好的任务来抓，并纳入公司考核项目、日常工作与年度工作计划中，做到与其他工作同部署、同安排、同考核。
二、加强业务学习，提高基础管理水平。
1.在进行档案系统上线的同时，通过多次培训班提高档案管理人员的业务素质，加强日常管理工作。举办的档案学习班只要能参加，都分批派出人员参加学习，通过学习提高了档案管理人员的业务能力和的政治思想觉悟。
3.认真学习档案系统。通过培训以及平时的自我学习，尽快掌握和利用系统，将郑州鼎新公司档案信息化。
三、严格把关，规范档案保管使用程序。
认真贯彻落实各类档案管理规范文件，抓好上级的文件程序处理工作，做到了文件的及时收管、著录、查阅，按照规范化标准，按时完成每年文书立卷工作，并提高了档案保管质量。在档案管理方面实行了等级审批制度，确认领导或主管领导签字后方可查阅相关档案、复印有关材料，从而严肃档案管理，完善档案查阅制度。
四、积极宣传贯彻《档案法》，进一步强化法制观念。
依法治档是档案管理的基本手段。为了宣传、贯彻《档案法》和《企业档案管理规定》以及《郑州鼎新公司档案保密制度》等相关法规规定，我们采取文件上网、印发相关单位及人员、组织学习等多种形式，广泛、深入地向公司干部职工进行宣传，切实增强干部职工的档案意识、保密意识。
1.添置、更新部分档案室设施。按照《郑州鼎新公司档案管理》中的要求，对老化、不符合规定的设施设备进行更新和完善，做好档案的保管与保护。
2加快推进档案信息化。根据档案信息化建设的需要，加快全省档案工作整理速度，今年年底前完成对所有历史档案整理统一、规范化。
3.加强培训与实际操作能力。加强人员培训，严格立卷标准，提高档案保管质量、做到档案的及时收管、著录、保存等。明确档案管理程序，完善使用登记制度，禁止无登记、无审批私自取档现象的发生。完善各项规章制度，按照各项制度办事，做到收管有规范、使用有制度、办事有纪律，各项工作都有章可循，有据可依。
2012月8日。
xxx。
档案管理怎么做篇六
发布日期：
:6649信息来源:市招商局字号：[大中保护视力色：小]。
为加强档案管理工作，提高档案工作质量，更好地为单位工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及有关档案管理的规定，结合本局档案工作的实际，制定本制度。
一、档案立卷归档制度。
为了使本局的立卷归档工作顺利进行，完整地保存本单位在各项活动中形成的文件材料，供领导工作决策和各项工作服务，特制订本制度。
1、凡是在本局日常工作及重大招商活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史真实记载。
2、本局领导和各科室承办人员应将办理完毕或工作中形成的文件材料，及时主动地交档案管理员立卷归档，集中管理，任何科室和个人不得据为已有。
3、文件归档范围，按余姚市档案局的有关规定收集。
4、局各科室按指定的兼职档案人员，负责本科室在工作中形成的档案，做好收集、整理工作，并按规定时间造好移交清册，签字验收，移交局办公室。
5、局办公室档案管理员按照档案归档范围要求，负责收集全部应归档文件、基建、声像等材料。
6、局办公室财务人员应在次年的六月底前，按规定立卷归档，暂由财务人员保存一年后，移交档案管理人员。
7、电子文件实行集中统一管理，归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。
8、各科室根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝，编制机读目录和《归档电子文件登记表》。
9、归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及时补救。
10、各科室一般应及时将上年度应归档的电子文件向办公室归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续清楚，移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。
11、档案管理员负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用，做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。
12、随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案应进行同步更新复制或补救新版本，归版或有问题的载体仍需保存三年。
1、档案库房是存入各类档案的重地，库房钥匙由专人保管，非档案室人员不得入内。
2、库房要坚固，有防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫等设施，并采取必要的预防措施和设置必要设备，确保档案的安全。
3、库房内要保持适应的温度和湿度。根据季节不同气候变化加强管理，做好每日的温、湿度记录。
4、库房内经常保持整齐、整洁，每天下班前要认真检查库房，关好门窗，注意电源，清理废纸等易燃物品。在库房内严禁吸烟，确保库房安全。
5、库房内档案分类存放，排列要整齐有序，编制橱箱号码和存放案卷示意图，便于查找。不得在库房内存放个人物品或堆放杂物。
6、要定期进行库藏档案的清理校对工作，做到帐、物相符。对破损、变质的档案要及时进行修补复制。库藏档案因移交、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。
7、电子档案应配备专用的电子文件柜，每年定期备份，规范存放归档电子文件和数字档案。保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备；环境温度选定在17℃—20℃，相对湿度选定在35%—45%。
8、档案管理员调动工作时，应在离职前办好档案库房的交接手续。
三、档案查阅利用制度。
1、本单位档案供本单位各科室查阅利用，查阅档案资料时需办理查阅登记手续，填写“借阅登记表”。查阅党组会议记录须注明借阅用途，并经党组主要负责人批准。
2、外单位查阅档案资料，须持所在单位介绍信，经分管领导审批后，予以查阅。
3、查阅档案，只限于在指定场所进行，未经批准，不得将案卷带出综合档案室。
4、严守机密，不得翻阅和摘抄利用以外的档案。
5、查阅档案和需复印（部分或全部）档案材料的，应在利用效果登记表上注明，并经登记。
6、数字档案查询一般通过网上进行，查阅者通过网上档案查询系统查询档案，档案管理员接到查询申请后，按档案查借阅权限从网上发往借阅者。借阅者一周内须将网上查阅的电子文件发回档案室。如确因工作需要可去档案室查阅纸质档案。
7、要爱护档案，不得将档案任意拆卷、撕页、污损、涂改、划杠、折角、添字等，如发现有上述情况者，按《档案法》规定进行必要处理。
8、建立档案《档案借阅登记》和《档案利用效果登记》簿，查阅档案资料者，要及时将利用效果反馈给综合档案室。数字档案的查阅，查阅者需按要求在网上填写《档案借阅登记》和《档案利用效果登记》，对借阅和利用进行登记，以更好地为社会主义现代化建设服务。
四、档案保密制度。
1、档案管理员要增强保密观念，严格遵守国家《档案法》和《保密法》所规定的保密纪律，不得泄露所藏档案的内容，不准出卖、盗窃档案机密，违者按情节依法惩处。
2、定有密级文件、资料，统一由专人收拆登记，发送时不得以普通邮件寄发。
3、已归档的机密、秘密文件、资料，只限于直接需要的部门和人员使用，查阅时须经分管领导批准。
4、各科室暂时保存的机密、秘密文件、资料，应妥善保管，不要让外来人员随便翻阅，用后立即归档。
5、对定有密级的文件、资料，未经密级审批单位批准，一般不准翻印和摘抄。摘抄保密文件、资料的工作笔记本，调离工作时收回注销。
6、不得擅自扩大文件、资料的阅读范围，确因工作需要携带秘密以上文件、资料外出，须经领导批准。
7、不归档的秘密及内部（重复或多印）文件、资料，均应登记造册，经主管领导批准，按规定统一销毁，不准擅自处理和当废纸出售。
8、数字档案要求配备专门工作人员负责计算机系统的管理工作，设置计算机操作系统用户口令，安装杀毒软件，并及时更新。严禁在计算机上运行各种来历不明的软件、游戏等。
9、保密的电子档案数据信息不得直接或间接与互联网或其他公共信息网络连接，必须实行物理隔离。
10、对已存储的电子档案数据进行修改时，要建立修改台帐。有保存电子数据档案的计算机送维修时，应将有关数据的内容清空、删除或将硬盘摘除，并做计算机修理登记。
11、严格注意口头保密，做到守口如瓶，执行保密纪律，在公共场所、投稿、通讯、通电中，不得泄漏及涉及机密事项。电子档案数据录入工作人员必须遵守档案保密制度，不得泄露所接触档案内容。
12、定期组织或结合安全保卫工作，进行保密教育和保密检查。
档案管理怎么做篇七
制度档案、人事档案、财务档案、技术方案档案、客户档案等。
档案立卷、档案归档、档案保管、档案借阅和档案销毁等。
三、档案立卷范围。
证件资料（原件、复印件及扫描件）；信息资料；财务资料；会议文件及记录；批文；计算机技术及应用方案；客户信息；照片、光盘或书籍资料；总结；规划及战略报告；制度文本等。
资料须经过统一整理、科学分类后方能归档，根据分类填写档案卷宗栏目，并制定档案明细表（铅笔填写）放在档案首页以方便查询。
档案所属部门保留档案原件，行政部保存复印件，并注明原件保存处。
六、档案借阅。
凡属机密档案，借阅者须有主管领导签字批准后方可借阅；借阅者不得对借阅档案进行拆散、涂改、勾划、折叠、抽页等，更不能转借他人使用。
七、档案销毁。
档案销毁由所属部门提出申请，报领导批准后方可执行，并须由专人进行监督。
档案管理怎么做篇八
总结是事后对某一阶段的学习、工作或其完成情况加以回顾和分析的一种书面材料，它可以使我们更有效率，因此，让我们写一份总结吧。我们该怎么写总结呢？以下是小编整理的档案管理处档案管理工作总结，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。
20xx年的一年来，我室在档案管理处的领导和兄弟科室的支持和帮助下，认真贯彻执行党的各项方针、政策，进一步强化职工思想教育，为了全面完成与档案管理处签订的各项工作目标，我们主要做了以下几个方面的工作：
一年来，为了更好的服务于企业生产，我室共收集各门类文件材料12175份，整理各门类档案1230卷、540件，输入和完善了xx年的数据库。整理资料959卷，累计800多件、底图1850张。各门类档案的归档率、完整率、准确率均达98%以上。提供利用服务700人次,12804卷次，复印3690份。查全率、查准率均达到100%，由于我们高质量的服务，在年度服务质量考核过程中优秀率达100%。创经济效益14万元，并得到了各基层单位及广大用户的一致好评。
１、为了搞好档案工作，赢得辖区单位领导对档案工作的支持，我们多次到地调处、十二矿区等单位向单位领导汇报我室档案工作状况，让领导了解企业档案工作对企业发展的意义，以及我室取得的成绩和工作中存在的实际困难，得到了辖区领导的重视，去年为我室拨款2.9万元，由于资金一直没有到位，在处办公室的大力支持和帮助下，多次与物资购物中心协调，到今天七月份为我室购买了空调、微机（柜式空调一台，窗式空调七台，微机一台）等设备，并投入试用。
２、积极与地质调查处协调为我室解决网络问题，得到了该单位领导的支持，在该单位进行网络改造时，也为我室安装了网线，此项工作正在运行中。
３、随着现代化的不断进展，我室原始档案的测量数据软盘有大部分数据已经不适应当前的微机读取，给服务单位带来很多不便，为了更好的服务于生产单位建设，我室多次与勘探事业部的领导反映此情况，得到了该单位的大力支持，此项工作已立项让计算中心的工作人员为我室解决原始测量数据的光盘转录工作。此项工作正在进行中。
４、由于受现有环境及客观条件的限制，物探档案楼的供电状况与档案管理现状相差甚远。而线路也随着时间的推移逐渐老化，现有的电力需要和线路严重超载的现状使得整栋档案楼供电状况日趋恶化，为此，我多次向领导汇报电力供应状况与档案保管现状的`矛盾，引起了处领导的高度重视，他们多次向上级主管部门反映，经过多方努力，xxx年x月x日，xx档案楼的线路改造工作终于动工了，通过近一个月的施工，顺利完成了物探档案楼的线路改造工作。
5、对现存监视记录进行统计和鉴定工作。现在我室存有大量的监视记录，有的已经超期保存多年，为此，我组织员工对现存监视记录进行了全面的核查，并与xx处的相关领导进行和协商，按照监视记录的保管期限对现存监视记录进行统计和鉴定销毁工作，目前此工作正在进行中，预计到明年年初这项工作会顺利完成。
为了更好的服务于企业的科研与生产，我室积极做好档案的编研工作,根据企业科研、生产的需要编写了xx处xxx年度的《大事记》、《组织沿革》、《钻井新到资料目录》、《档案利用效益汇编》等编研资料，为生产和科研单位提供了服务。并还积极向《xx档案》、《xx政工》投稿14篇，其中有5篇分别被采纳。局级科研项目《运用qc提高xxx档案利用质量》获得xxx年局级三等奖。
加强库房管理，认真做好库房的安全防范工作，上下班按时做好温湿度记录，熟练掌握各类设备性能的操作方法，严格执行设备操作规程，按时进行设备维修保养，库房内实行了专人管理，经常检查所管设备是否完好，离开库房及时关门落锁，关闭电源，做到24小时有人值班，并专门做了一块安全标语牌挂在办公室门口时刻提醒全室员工注意安全防范工作。（其内容是：见到事故隐患向上级领导反映一声；见到危险作业互相提醒一声；见到不符合安全规定行为劝阻一声。）
1、加强微机理论学习，进一步提高微机操作水平。
2、大事记、组织沿革还需加强。
3、楼房屋顶漏雨，需要维修。
4、库内急需增加档案装具（密集架），胶片档案已无法存放。
1、积极深入到基层科室，做好兼职档案员的业务指导工作，做到腿勤、嘴勤，使文件材料归档率、完整率、齐全率都达到要求。进一步加强对改制企业档案工作的监督、协调与指导，完善特种载体档案的管理，加强电子、照片、录音录像等特种载体档案和荣誉档案的收集及规范化整理工作。
２、协助计算中心做好原始档案数据的光盘转录工作。
３、做好微机联网前的准备工作，全室人员要通过自学和培训，熟练操作微机，尽快达标，不断推进我室的现代化管理档案的进程，加强所属单位兼职档案员网络建设，确保兼职档案员队伍的相对稳定，加大各门类文件材料形成、积累、归档工作的监督、检查和指导力度，为微机联网工作打下基础。
４、继续开展“巾帼文明示范岗”活动，坚持周三、周五政治、业务学习制度，积极参加管理处及党、工、团组织的各项活动，完成上级交办的各项工作任务。
５、继续做好档案的编研工作，努力向《xx》、《xx》投稿，积极撰写论文，抓好编研成果和调研课题的研究。
６、继续做好档案的保管工作，加强档案库房管理制度的落实，严格执行档案借阅制度，做到无失泄密及损害企业利益事件发生，提供利用要及时，查全率、查准率均达到100％。用户对档案服务质量优秀率要达到100％。建立健全适合本室的各项管理、服务制度，使每个同志都树立爱岗敬业的职业道德，切实提高全室职工的素质，树立档案系统的良好形象，积极开展档案的预测服务、咨询服务、电话查档、上门服务等多种形式的服务，方便用户查询。
档案管理怎么做篇九
搞好档案管理，充分发挥档案的作用，为各项工作服务，是提高工作效率和工作质量的必要条件，也是维护单位历史真实面貌的一项重要工作。
（一）教育学会的档案由学会指定专人保管。除此之外的档案，如文书档案、业务档案、财务档案等，由档案室统一归档保存。
（二）凡是本单位工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种材料均应归档。第一次归档时间为6月底7月初，第二次为12月至次年1月。
（三）档案室保存的主要档案目录：
1、单位的工作计划、工作总结。
2、单位的重要会议记录。
3、重点调研活动的总结或调研报告。
4、综合性教研活动、教改实验、课题研究的材料。
5、各类培训方案。
6、较重要的评选活动材料。
7、学期、学年个人总结考核表。
8、各类获奖资料。
9、本单位人员情况资料。
10、各校和全县学生学业成绩统计资料。
11、上级指导性公文。
12、本单位其它重要公文。
（四）、借阅档案时，不得在案卷上涂划、删改、剪插；外单位人员借阅档案须凭介绍信经办公室主任或单位领导同意。案卷一般不得带出查案室。
档案管理怎么做篇十
第一章总则。
第一条、为了进一步规范信贷业务档案管理，切实做好信贷风险控制基础工作，根据公司章程、贷款管理制度等规定，制定本办法。
第二条、本办法所称信贷业务档案是指公司在办理信贷业务过程中形成的，用以记录和反映信贷业务全过程的真实记录资料，包括借款人和担保人基础资料、贷后管理资料、法律文件和信贷运作资料等重要文件、凭据和图表、声像。
第三条、信贷业务档案管理要遵循以下原则：
（一）集中统一管理原则。法人客户信贷业务档案，如评级、授信、审查、审批、贷后管理等相关信贷业务档案收集和整理集中到公司综合档案部门统一管理。权证类档案原件应存放在会计部门专门保险柜中。
（二）及时完整、真实有效原则。业务管理部门负责信贷业务档案移交前的收集、整理和立卷工作，并对移交前档案资料的真实、完整、有效、保密等负责；综合档案部门负责客户信贷业务档案移交后的整理、立卷、归档、保管和日常维护工作，并对移交后的客户信贷业务档案的安全管理、提供利用、销毁整理、保密等负责；公司各部门应在年末30个工作日内将信贷业务档案统一交档案库保管。
（三）保密性原则。信贷业务档案涉及国家、公司和借款企业的秘密，档案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。
（四）规范管理原则。信贷业务档案管理是公司综合档案管理体系的一部分，公司各部门应配合综合档案部门对客户信贷业务档案进行集中统一管理，做到原始资料账册化，资料内容标准化，档案移交制度化。
第二章信贷业务档案管理职责第四条、公司以客户为单位建立信贷业务档案，落实人员统一管理。公司设立专门的信贷档案管理库，配备专门人员，集中统一管理信贷业务档案。档案资料包括公司信贷决策所依据的有关资料、信贷决策产生的有关资料、向监管当局报备报批材料及监管当局信贷批复、文件等。
第五条、业务岗位职责。业务岗负责收集整理所经办业务的信贷资料，将已审批或发放信贷业务的资料于月后10个工作日内交信贷业务档案库管理员统一归档管理，不得长期留存信贷资料原件。抵押物他项权证、产权证明书、保险单、质押权利的证明、有价单证等重要物品原件应于收件当日移交会计部门专门保险柜管理，纳入表外科目核算。第六条、信贷业务档案形成后、移交档案库前，业务管理部门负责收集管理信贷业务档案。业务管理部门要按照谁经办、谁负责的要求，认真履行信贷业务档案管理职责，对所管理信贷业务档案的真实性、有效性、规范性、完整性和保密工作负责。信贷管理系统是信贷电子档案的主要档案库，信贷部门要严格执行信贷管理系统相关管理规定，确保信贷电子档案信息及时、准确、真实和完整，保证电子文档和纸质文档在时间和内容上的统一性。
第七条、不良贷款按规定移交给风险管理部门或其他专业不良贷款管理部门后，由该部门履行客户档案管理职责。
第八条、业务档案管理员职责。信贷业务档案库负责审核、接收相关部门移交管理的信贷业务档案资料，并对入库档案资料的规范性和完整性把关；按照信贷业务档案管理要求规范管理入库档案；严格执行保密规定，做好档案保密工作；负责信贷业务档案的各项基础管理工作。业务档案库管理员有权对相关机构和部门的信贷业务档案管理工作进行指导和监督。
第三章信贷业务档案内容第九条、信贷业务档案资料分为五类：
2、要件类：办理信贷业务过程中产生的能够证明信贷业务的合法性、合规性的基本要件；
3、管理类：法人客户的基本资料；
4、保全类：贷后管理及资产风险管理的相关资料；
5、综合类：公司内部管理资料。
第十条、信贷业务档案按照客户建立，一户一档，一笔（项）一卷，即一个客户除权证类原件（只保存复印件）以外的所有档案存放在一起，一笔业务（一个项目）的档案设为一卷（一个借款合同项下分次发放的视同一笔），每个客户档案内再分权证区、要件区、管理区、保全区和综合区，分别存放各区规定的资料。
第十一条、权证类档案包括：抵押物他项权证、产权证明书、保险单、质押权利的证明、有价单证的复印件（原件入会计部门专门保险柜保管），抵押物（质物）评估报告或作价依据，抵押物清单，法人客户贷款的抵押（质押）公证书，有权机关办理的抵(质)押登记表。
第十二条、要件类档案包括：
（三）房地产开发企业项目立项的批文及可行性研究报告、建设用地规划许可证、建筑工程规划许可证、土地出让合同及规划红线图、国有土地使用证、地价款缴纳凭证复印件、施工许可证、房屋预售许可证、合作项目提供的合作开发合同等复印件以及项目竣工后的工程决算报告等。
第十三条、管理类档案包括：
企业各期财务报表，企业转制、改组等重大行为的相关资料，有关审计报告，需要政府管理部门批准事项的文件复印件等。
2、专业担保机构为保证人的还应包括一定数额的担保基金已存入公司在指定银行设立的专门账户、实行专项储存和专户管理的证明文件，担保责任余额表，同意提供该保证担保的书面文件。
3、以保证保险为担保的还应包括保险监督管理机构同意保险人开办保证保险业务的批文、投保人已全额投保保证保险并一次性缴清全部保费的证明文件。
4、自然人作为保证人的还应包括保证人及配偶的有效身份证件、保证人的居住证明、保证人财产及收入状况证明、保证人及配偶同意提供担保的书面文件。第十四条保全类档案包括：
1、经营主责任人、管户主责任人、风险监控主责任人名单，重点管理客户的客户经理组名单，贷后管理方案及贷款台账。
2、贷后检查材料：按规定填制的《贷后管理台账》、《信贷业务发生后首次跟踪检查表》及限制性条款落实情况报告；日常检查形成的《信贷业务发生后定期检查表》及检查分析报告，项目法人贷款填制《项目贷款检查表》；客户、担保人的各期财务报表；《贷后管理检查表(按客户)》及所附专题报告说明等。
3、按规定复测客户信用等级的资料，信贷资产风险分类资料。
4、《风险预警信号处理表》及报告，化解措施方案，处理情况报告；潜在风险客户退出方案。
5、信贷业务到期处理材料：向借款人发出的《贷款到期通知书》，会计部门填写的《还款凭证》；贷款展期的，有《借款展期申请书》，担保人同意担保展期的书面证明，承贷社信贷业务展期决策各环节的运作材料，展期备案材料，与借款人、担保人签订的《借款展期协议》等。
6、有问题信贷业务处理材料：在诉讼时效内和保证期间内取得借款人、保证人签名的《贷款逾期催收通知书》；《贷款风险分类认定表》、《不良贷款认定审批表》及相关认定资料；事实风险客户退出方案，不良信贷资产清收、盘活、保全方案及组织实施情况报告；通过法律程序起诉、裁定、以资抵债、保全的有关资料等。
7、信贷业务总结评价报告。
8、信贷管理系统中相关电子档案资料完整性情况说明。第十五条综合类档案包括：信用社内部有关信贷业务的各类报表、授权转授权文件、行业分析资料、信贷分析报告、调查检查报告、审计稽核报告等。第十六条、本节规定的信贷业务档案内容是各联社档案管理中的主要内容，但不限于此。权证类、要件类必须存放原件，其他各类档案可存放复印件。所有复印件在不影响信用社权益的前提下，经主管信贷员（客户经理）将复印件与原件核实后，在复印件上签署“经核对与原件一致”字样，核对日期并签名确认。
第十七条、信贷业务档案的整理、移交和归档。
（一）信贷业务档案的整理及移交。信贷部门经办人员要按信贷业务档案内容的分类要求对档案资料逐笔整理、排序、组卷，编制归档目录，及时移交。信贷业务档案库管理员要及时对相关部门移交的档案资料进行收集整理，归档入库；建立目录索引，记录信贷部门移交的信贷业务档案资料，审核确认移交档案资料的规范性和完整性，并与移交人员共同在移交档案目录(一式两份，各留存一份)上签字。
（二）信贷业务档案的归档。档案资料归档要便于保管、查找和利用。1．立卷、建档要求：档案资料要按户编号建档，专盒(或夹)保管，标明客户全称和立档时间。档内有多笔业务的，要按笔立卷，以信贷业务审批时间排列卷号。卷内资料按照信贷业务档案内容的分类要求进行排序。客户基本资料可以归集后独立组卷，作为首卷；授信、最高额抵押担保作为单笔业务立卷。
2．目录、标注要求：以方便检索为目的，分层次建立三级目录。一是建立档案库客户目录，检索定位到客户层次，法人客户及个人客户分开编目。二是以客户为单位建立档案目录,检索定位到单笔业务，档案目录应包括客户名称、卷号、卷名(包括审批时间、业务品种、金额、期限)等，并注明卷与卷之间的从属关系。三是建立卷内目录，检索定位到具体业务资料。
3．装订要求：已结清信贷业务要按卷装订成册，以运作程序及资料形成时间编制页码。
4．与房地产开发商、汽车经销商等合作批量办理的个人消费信贷业务、个人住房贷款业务，可以将合作协议项下客户归集建立总档，以客户名称、审批发放时间建立总档目录，以具体客户为单位建立分档，分档参照立卷、建档要求管理。其他个人客户信贷业务逐户建档。
5．贷款台账等难以逐户归档的信贷业务档案以及核销客户档案等重要档案另柜存档。《贷审会投票表决表》、会议纪要、会议记录本等贷审会档案，以会次装订成册，逐年建档。本级社直接经营的信贷业务，其信贷运作档案归入客户档案管理；经本级社贷审会审议、下级社经营的信贷业务，本级社信贷运作档案作为贷审会档案附件归档。
第十八条、县级、市级联社（办事处）经办的信贷业务资料和省联社需保管的法人客户信贷业务档案，由本级信用社经办人在业务发生后整理好信贷业务原始资料，编制好移交清单，将全部资料移交给本级联社信贷管理部门负责信贷业务档案管理的指定人员，经初步审核后，由该指定人员对信贷业务原始资料进行排序、编写页码、填写卷内目录。资料整理完毕后编制移交清单，将全部资料移交给本级联社贷后监督检查部门的指定人员，双方签字确认。本级联社贷后监督检查部门在规定时间内审核完毕后，次日由指定人员将全部资料移交给本级联社档案管理人员入库。
第十九条、贷后检查记录、贷款五级分类资料、企业各期财务报表、各种证书的年检证明复印件等业务后续资料，应及时移交。即主管信贷员（客户经理）取得资料后，实时或批量移交给原信贷档案接收部门的贷后监督检查部门指定人员，双方签字确认。贷后监督检查部门在规定时间内审核完毕后，次日由指定人员将全部资料移交给本级综合档案部门。
第二十条、信贷业务档案的借阅。各级信用社要建立信贷业务档案调阅登记制度。
（一）内部人员借阅信贷业务档案。借阅本人经办业务资料的，信贷业务档案库管理员负责登记借阅人员名单、时间、借阅内容和借阅用途，借阅人签字确认。因工作需要借阅他人经办业务资料的，应由借阅人出具借条，并由借阅部门负责人签字同意方可借阅。借阅的档案不得涂改、圈划、复制、拆散原卷册，用后必须及时归还。
（二）外部人员借阅信贷业务档案。信贷业务档案要严格保密，原则上不对外借阅。当出现经济纠纷、案件等情况，法律、法规明确规定的有权机关依法需查阅、影印时，必须持有协助查询通知书或其他有效法律文书，以及查阅人工作证明。查阅时，信用社应有专人在场陪同，不得将原件借出。如遇特殊情况，确需外借的，需经档案保管部门负责人和主管档案工作的领导签字同意后，方可外借。外借档案必须填写档案外借单，登记外借人姓名、外借日期、外借档案内容、外借原因及归还日期等。存放在金库的权证类档案，一律不得外借。
第二十一条、档案库房建设及档案存放。档案库房要按照当地政府档案行政管理部门的相关要求设。档案库应配相应铁柜和防盗、防火、防强光、防潮湿、防虫蛀等方面的设施。
第二十二条、档案保管。档案管理人员要对信贷业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，不得违规借出或透露档案内容。主管部门要定期检查信贷业务档案的保管情况，检查间隔期为每半年一次，并书面记录检查结果。
档案保管期限：短期信贷业务到期结清的，其信贷业务档案再保管期限为至少5年；中长期信贷业务到期结清的，其信贷业务档案再保管期限为至少10年；信贷业务到期时未结清，其后以现金或以资抵债方式收回的，短期信贷业务档案再保管期限为至少10年，中长期信贷业务档案再保管期限为至少15年；信贷业务到期未结清、至今未收回的(包括已核销的信贷业务)信贷业务档案、各种报表的汇总表、档案保管及销毁清册要永久保管。第二十三条、信贷业务档案的销毁。保管期满的法人客户信贷业务档案要按照以下程序销毁：
（一）档案管理部门提出销毁意见，编制法人客户信贷业务档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
（二）经档案保管联社主管信贷管理部门的负责人同意，并在法人客户信贷业务档案销毁清册上签署意见。
（三）档案管理部门和信贷管理部门共同派员监销。监销人在销毁信贷业务档案前，应按照销毁清册上所列内容清点核对；销毁后，要在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告主管信贷管理部门的负责人。政府档案行政管理部门对档案保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法有另行规定的，应同时执行，禁止擅自销毁档案。第二十四条对于未按本规定履行职责，造成档案损毁、遗失，及擅自销毁、擅自对外提供、涂改、伪造客户信贷业务档案和擅自透露客户信贷业务档案信息的行为，视情节轻重，按有关规定对责任人给予行政处分，责令赔偿损失，构成犯罪的依法追究刑事责任。
第五章附则。
第二十五条、本办法实施前已办理信贷业务的档案原则上要按本办法进行补充、整理、完善和归档；新发生信贷业务档案必须严格按照本办法进行管理。
第二十六条、以录音、录像、扫描、缩微等方式保存的客户信贷业务档案也要集中到综合档案部门保管。个体工商户贷款业务档案管理参照本章有关规定执行，农户贷款业务档案管理比照此办法，并可适当简化。各市州联社（办事处）可结合实际情况制定信贷业务档案管理实施细则，并报省联社备案。
第二十七条、各级（办事处）联社在未建立贷后监督检查部门之前，法人客户信贷业务档案由信贷管理部门负责整理、审核，并直接移交综合档案部门。
第二十八条、本办法由公司负责解释和修订，自发布之日起施行。
